出光興産株式会社

吉田様：私は石油精製装置の維持管理を担当しています。その工程では、書庫に蓄積された過去の検査評価報告書を参考にしますが、保管されている膨大なファイルの中から目的の一枚を探し出すのは、非常に労力を要する作業でした。

というのも、東京ディズニーランド約7.5個分（115万坪）の広大な敷地の中に、私の部署だけでも５つの書庫が点在しており、ちょっと資料を取りに行くだけでも移動だけで車で15分ほどかかってしまいます。また災害による汚損、焼失等への対策も万全にしておかなければなりません。数十年前の技術者が残した手書きの資料も多く、それが万が一失われると大きな損失になります。

さらには入力をパソコンで行うようになってからも、それを出力し、捺印し、ファイルに保管するという一連の作業は続いていましたので、このままでは今後も紙データが増え続けていくことは明らかです。

そこで私は4年ほど前、書庫に保存される報告書のデジタル化を提案しました。それが承認され、正式に業務改善のための新規プロジェクトとしてスタートしたのです。

吉田様：スキャニング作業中も報告書は日常的に活用するため、社外に持ち出すことはできません。そこで社内にスキャニングのための機材を持ち込み、そのためのスタッフの皆様に一定期間駐在して頂く形で進められました。

印象的だったのは、スキャニング中に何か疑問があると、その都度確認したうえで作業をしてくださるという姿勢です。「とても細かな部分まで気にしてくれている」と感じられて、非常に安心感がありました。また質問をする際でも、何もない状態で聞きにくるのではなく、自分なりのアイデアや提案を携えてから来てくださる。こちらとしても対処がしやすいですし、スムーズに問題解決に至ることができるのは有難かったです。

2018年の８月からスタートしたスキャニング作業は、予定通り翌年の4月に終えることができました。実際にデータを活用してからも、画質等の問題はほとんど起きていません。

吉田様：それまでは遠くの書庫に出向き、膨大なファイルの中から報告書を探し出すという作業をしなければなりませんでしたが、現在はパソコンやスマートフォンで目当ての資料を閲覧することができます。スキャニングの後にも、うるるBPO様にはファイルのリネイムやPDFの分割という作業を追加で依頼しましたので、さらに検索の効率は向上しています。

その他、小さな文字の資料も画面上で見やすく拡大し、それを複数人で閲覧できるようになった、リモートワーク中や外出中でもクラウド上に保存した資料にアクセスできるようになった、新たに作成する報告書に参考となる過去の報告書データを添付できるようになったなど、多くのメリットがありました。

また定期的に行われる装置の改修時には、仮設建屋に一時的に部署ごと移転しなければならないのですが、その際、書庫に保管されている報告書ファイルもすべてトラックに乗せて持っていかねばならず、それがとても大きな負担となっていました。電子化したことで、その作業が不要となったことも大きかったです。

吉田様：一部始めてはいますが、スキャニングした報告書のOCRを進め、検索の精度をさらに高めていきたいと思っています。また保管してある設備のレントゲンフィルムなど、特殊な資料のスキャニングといった将来的にAIの導入を睨んで必要となる作業の可能性についても、うるるBPO様の協力のもと探っていければと思います。

また、書庫の資料ファイルがなくなったことで、その分のスペースを空けることができました。すでに1ヶ所、書庫だった部屋を会議室に改装し、コロナ対策のための隔離場所やワークスペースとして有効活用しているのですが、このような目に見える形での職場環境の整備も、もっと進めていきたいですね。

ここまで、当初私が想像していた以上の大きなメリットがありました。これからも「スキャン課の課長」として、社内資料のデジタル化をリードしていきたいと思います。