テレワークを諦めない！（契約書の電子化について）

テレワークって言うけど・・・

テレワークが急速に進む昨今ですが、

「自社ではテレワークなんて到底実現できない」などという諦めの声がちらほら聞こえてきます。

特に契約管理に関する部署では、どうしても原本を見返したりする必要に迫られ、なかなかテレワークが浸透しにくいという現実があります。

しかし、諦めるにはまだ早いです。

適切な方法で電子化（スキャン）を行えば、テレワークはもちろんのこと、従来の紙運用以上の効率化が見込まれます。

テレワーク導入における障壁

契約書の電子化にあたって障壁となるのは、

「費用・品質・セキュリティ」の3点であることが多いです。

うるるBPOでは、この3つの課題を以下のようにクリアしています。

・効率的な作業により、内製化するよりも圧倒的に安価

・電子化のプロ集団が運用することで、ヌケモレ等のエラー対策も万全

・自社センター（徳島センター）内での作業によりセキュアな環境での運用を実現

そして、「運用を見据えた電子化」というコンサルティング領域までを兼ね備えたご提案も可能です。

契約書電子化のメリット

契約書を電子化すると、3つの大きなメリットも生まれます。

①業務効率化:例えば、営業部門から「A社の契約内容を確認したい」という依頼があったとして、

内容を確認するまでにどのくらいの時間をかけていますでしょうか？

10分？30分？契約の多い企業の中には、もしかすると翌日になってしまうということもあるかもしれません。

電子化後には十数秒から数分にまで短縮することが可能になり、これまで検索・照会かかっていた時間が嘘のように削減できます。

②コスト削減: 会社が長く続けば続くほど、契約書はどうしても増えてしまうもの。

もちろん、業態や会社規模によっても管理しなければいけない数量は異なりますが、契約書の保管スペースを最小化することによって大幅なコスト削減につながります。

外部に倉庫を借りている場合は、倉庫のレンタル費用や輸送にかかるコストが削減でき、

オフィス内で管理されている会社であっても、スペースを削減することによってオフィス移転まで実現することが可能になります。

③リスク管理 :契約書は一度締結したあとに見返す機会って少ないですよね？

既に終了していると思いこんでいた契約が、実はまだ有効だったなんてことがあると他の契約に影響が出てしまう可能性もあります。

膨大な量がある場合は、契約書管理ツールを使用することも選択肢のひとつに出てくると思いますが、

そこまで予算をかけたくないという会社さんもあると思います。

うるるBPOでは、契約締結先や締結日、自動更新の有無などの契約条項の拾いうちをして、Excel等にまとめることが可能です。

低予算でリスク管理を行うひとつの手段として、ぜひご検討下さい。

まとめ

近年スタンダードになりつつある、電子契約ツールの導入をされている企業である場合であっても、

「過去の契約書をどうするか」ということには頭を悩ませるものです。

うるるBPOでは、「運用を見据えた電子化」のご提案も可能であるため、

納期・予算から紐解くことはもちろんのこと、ツールに応じて契約書のアップロードや契約情報の登録までワンストップで行うことが可能です。

契約書の電子化を行うことで、

・テレワークの実現

・検索や照会にかかる時間の大幅な短縮

・オフィスや倉庫スペースを縮小することによるコスト削減

・契約内容をまとめることによる契約リスクの管理

などの大きなメリットが生まれます。

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参考事例：

株式会社キャスティングロード

株式会社LegalForce