スキャン代行会社の選び方とは？10の選定のコツをピックアップ

スキャン代行会社を利用してビジネス書類の電子化、書類の検索性向上などを目指す人は、まず自社に適した業者を選ぶ必要があります。しかし、スキャン代行会社は複数あり、それぞれで特徴や料金も異なるため、どのように選定すればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか？

スキャン代行会社の選び方に失敗してしまうとニーズに合ったサービスを受けられなかったり、予算がオーバーしてしまったりする可能性があります。そこで、今回はスキャン代行会社を選ぶときに意識したいコツを解説しますので、選び方を押さえたいという方は、ぜひ参考にしてください。

スキャン代行会社を選定する際に意識したい10のコツ

スキャン代行会社の選び方のコツは大まかにわけて下記の10項目です。

• 目的実現に沿ったソリューションになっているかどうか
• 品質向上の取り組むの有無
• セキュリティ体制をチェックする
• 実績の有無
• 専門分野の資格を保有するスタッフの有無
• 電子化に対応している書類があるかどうか
• 原本の取り扱い方をチェックする
• 納期を確認する
• 相見積りを取る
• サポート体制が充実しているかどうか確認する

それぞれの項目について詳しく解説します。

目的実現に沿ったソリューションとなっているか

1つ目は、目的実現に沿ったソリューションを提供してくれるかどうかです。

基本的にスキャン代行会社の利用を検討している多くの企業は、現在抱えている課題を解決するために依頼を考えているのではないでしょうか？例えば、下記のような例を挙げることができます。

• テレワークに対応するためペーパーレス化を図りたい
• 書類の検索性向上を図りたい
• データ活用を推進したい
• アナログからデジタル、DXへ会社を進化させたい
• 業務効率化を図りたい

それぞれの企業で目的や課題は異なりますが、スキャン代行を選ぶ際は、それを実現もしくは解決してくれるサービスがあるかどうかを基準に選定するのがおすすめです。ビジネス書類の電子化を目的としている企業ならほとんどのスキャン代行会社が対応できますが、検索キーワードをファイルに持たせたり、OCRを付与し検索性を向上させたりしたい企業は、プラスαのソリューションを提案してくれる業者を選ぶのがおすすめです。

まずは、解決したい課題や利用する目的を明確にし、それを実現してくれる業者を選定するようにしましょう。

電子化の品質をどのように向上させているか確認する

2つ目は、電子化の品質です。

ビジネス書類をスキャンしたあと、原本の文字と大きく異なっていたり、文字の潰れが多かったりすると修正に時間とお金がかかります。そのため、スキャン代行会社を選ぶ際、品質をチェックすることは非常に重要です。

スキャンの品質を確認するときは、どのような方法でクオリティを維持・向上させているのかをチェックするといいでしょう。

例えば、異なるメーカーのスキャナー機を保有している業者は、業務に応じて適切なものを選択することができるため、クオリティの高いデータ作成が可能です。このように、品質向上の取り組みを知ることで、データのクオリティの高さを伺い知ることができます。

セキュリティ体制をチェックする

3つ目は、セキュリティ体制をチェックすることです。

ビジネス書類の中には機密性の高いものもあります。スキャンをする際は、いったん書類を業者に預けることになるため、セキュリティ体制が不十分なスキャン代行会社を利用すると情報漏洩の危険性があるのです。

セキュリティ体制が安全かどうかは、情報セキュリティ認証資格の有無で判断することができます。PマークやISMSに準拠したセキュリティルームでスキャンを行う業者は、安全に利用可能です。また、業者のホームページでセキュリティに対する取り組みが記載されているケースもあるため、そこから判断することもできるでしょう。

豊富な実績があるかどうか確認する

4つ目は、実績が豊富にあるかどうかです。

実績が豊富にある業者は、これまで培ってきたノウハウや経験があるため、顧客のニーズに対して柔軟に対応することができます。また、提案力もあるため、課題を解決するための最適なサービスを提供してもらうことが可能です。

スキャン代行会社を選ぶときは、全体の実績や業種別の実績を確認した上で選定するようにしましょう。

専門分野の資格を保有するスタッフの有無

5つ目は、スキャン代行会社に所属するスタッフが専門資格保有者かどうかです。

専門資格を保有するスタッフが対応することでスキャニングの品質が向上します。スキャニングに関わる資格としては下記のようなものが挙げられるでしょう。

そのため、依頼するときに上記のような資格を持つスタッフがいるかどうかお伺いすることで専門分野の資格を持つスタッフがいるスキャン代行会社に委託することができます。

電子化したい書類に対応しているか

6つ目は、自社が電子化したい書類に対応している業者かどうかです。

企業がスキャンする代表的な書類は下記のようなものが挙げられます。

• 契約書
• 見積書
• 一般書類
• 申込書
• 名刺
• 領収書など

一般的なサイズの書類であれば、多くのスキャン代行会社で対応可能です。

しかし、名刺などのサイズが小さい用紙、ポスターなどのA3サイズを超える大判は専用のスキャナー機を使用する必要があるため、業者によって受注の可否が変わります。そのため、特殊なサイズのスキャニングを検討している企業は、依頼する前に対応可能かどうか問い合わせるようにしましょう。

原本の取り扱いをチェックする

7つ目は、原本の扱い方をチェックすることです。

先ほど触れたように、スキャニングを依頼するときは、業者に原本をお渡しすることになります。そのため、スキャン終了後にその原本をどのように扱うのかが重要になるのです。

原本をどのように扱ってほしいかどうかは企業に異なります。例えば、処分してほしい企業は、破断や廃棄を依頼したいでしょう。

また、重要書類など社内で保管したいところは返却を求めることになります。原本の処分など、スキャン後の扱い方はそれぞれの業者で異なるため、確認してニーズに合ったところを選択するようにしましょう。

納期を確認する

8つ目は、納期を確認することです。

昨今、DXを積極的に推進する企業が増えており、その波に遅れを感じている担当者も少なくないでしょう。ペーパーレス化やDXの推進のためにスキャン代行会社を利用する人もいますが、大量の書類のスキャンに時間がかかるとさらに遅れを取ることになります。そのため、できるだけ早くスキャニングを終わらせたいという方も多いです。

スキャン代行会社を選ぶときは、できるだけ早く納品してくれるところを選択するのがおすすめです。

スキャン代行会社の中には、繁忙期などによっても異なりますが、契約書1,000部のスキャニングを1週間で完了してくれるところもあります。そのような業者を選択すると素早くペーパーレス化を実現することができるでしょう。

費用をチェックする

9つ目は、費用を比較することです。

スキャニングは業者ごとによって価格が大きく変化します。例えば、同じサービス内容の場合でもA社は7万円で対応可能なのに対してB社は10万円かかるというケースも珍しくありません。そのため、各社で価格を比較することで、予算を最小限に抑えることができます。

価格を比較する際は、相見積りを取るのがおすすめです。これにより、各社が提示する価格を把握できるだけでなく、サービス内容も見比べられるので、自社に適切な業者を選択することができるでしょう。

サポート体制が充実しているかどうか

最後は、サポート体制が充実しているかどうかです。

サポート体制が充実しているスキャン代行会社は提案力があり、課題解決に素早く導いてくれます。例えば、ワンストップサービスの提供や休日対応、検品作業の委託などニーズに合った依頼が可能です。

また、サポート体制が充実している業者は、最後まで不安なくスキャニングに対応してくれます。安心して委託することができるので、選ぶ際に意識したいコツのひとつです。

まとめ

今回は、スキャン代行会社の選び方について詳しく解説しました。効率的に自社の課題を解決するためには、クオリティの高いスキャニング、万全なセキュリティ体制を提供してくれるところを選ぶのがおすすめです。

品質やセキュリティ、サポート体制を重視したい企業は、株式会社うるる様の『うるるBPOのスキャン代行サービス』をぜひご利用ください。うるるBPOのスキャン代行サービスは、今まで大手上場企業など4,800社にスキャン代行サービスを支援した実績があります。

低価格かつ高品質のサービスを提供することができるため、多くの企業に支持されているサービスです。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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