自炊とスキャン代行業者の差とは？違いをわかりやすく解説

現代社会は、IT技術が進歩し、個人でさまざまなことができるようになりました。自炊もそのひとつで、スマホのカメラやアプリを利用すれば、書類等を自分で電子化することが可能です。

しかし、自炊する場合とスキャン代行業者に委託するケースでは、両者に大きな違いがあります。実際に、ペーパレス化やDXの推進に取り組んでいる企業の中には、具体的に何が違うのか知りたいという方もいるのではないでしょうか？

今回は、自炊とスキャン代行業者の8つの違いについて解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

自炊とは？基本から押さえよう

自炊とは、書類などの原本をスキャナー機器で読み取り、コンピューターの中で扱えるように書類を電子化、データ化することです。原本をデジタルデータに変換することであると考えればわかりやすいのではないでしょうか？

元々、自炊はp2pソフトで配布するため、自らが書籍をスキャンすることを表す言葉でした。スキャニングをするとき、データを自ら吸い込むため、自炊といわれるになったのです。

しかし、現在ではスマホやアプリを使用して書籍等をスキャンし、電子化することを自炊というようになりました。自炊が広がった背景には、スマホやタブレットの普及が挙げられます。

具体的な自炊のやり方

具体的な自炊のやり方は、下記の通りです。

1. 裁断機を使用し、書類を裁断する
2. スキャナー機器を使用し、文字等を読み取る
3. データをリーダーに送る
4. 必要に応じて書類を処分する

現在、自炊のためのリーダーアプリなどもありますが、正確に文字等を読み取るためには、スキャナー機器が必要になります。また、すべての書類を自分でスキャナー機器に設置し、読み取らなければならないため、作業負担が大きいです。

スキャン代行業者とは？

スキャン代行業者とは、書類の電子化までに必要な作業を代行してくれる専門業者のことです。ちなみに、企業などは重要書類等があるため、セキュリティなどを考えなければなりません。また、電子化すべき書類が多いため、スキャン代行業者に委託するのが一般的です。

スキャン代行業者は、セキュリティの安全性が高い場所で業務用のスキャナー機器を使用し、書類の電子化を行います。基本的に、委託する側は書類の提出を求められるだけで、そのほかの作業はすべて専門業者に任せることが可能です。

自炊とスキャン代行業者の代表的な8つの違い

当然、スキャン代行業者に書類のスキャニングを依頼すると費用がかかります。また、現在はスマホなどの登場により無理やり自炊で対応できないわけではありません。そのため、予算のことを考えると自炊でペーパレス化やDXを推進したほうがいいのではないかと思われる担当者様も少なくないでしょう。

しかし、自炊の場合とスキャン代行業者に委託した場合でも品質や作業量などに大きな違いがあるため、十分に検討することが求められます。自炊とスキャン代行業者の代表的な違いは主に8つです。まず、表で違いをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

早速、それぞれの違いについて解説します。

①素人か専門家の違いがある

1つ目の違いは、素人or専門家の違いです。

基本的に自炊の場合は、書類の保存方法などに関するスキルはなく、はじめて対応するケースが多くなります。一方、スキャン代行業者はスキャニングをするスタッフが下記のような資格を保有しており、最適な電子保存に精通した人物です。

• 一級文書情報管理士
• 文書情報管理士

プロフェッショナルなスタッフが対応してくれるため、重要な書類などを安全に任せられるというメリットがあります。

②スピードに差がでる

2つ目は、スピードです。

自炊はマンパワーやスキャン機器の台数に限りがあるため、大量の書類を短期間でスキャニングすることは難しいです。長期間かけて作業を行わなければならないため、効率的なペーパレス化、DXの推進はしづらくなります。

一方、スキャン代行業者は膨大な書類も数日間でスキャニングできます。その理由は、スキャナー機器が100台以上あり、マンパワーも十分に確保されているためです。1万枚程度の用紙を1週間でスキャンし、納品してくれるところもあるため、素早く書類の電子化を実現できます。

③スキャン機器選択の有無

3つ目は、スキャン機器が異なることです。

自炊は、一般的に1台のスキャン機器で対応するため、用紙のタイプや大きさに関係なく、すべて同じものでスキャニングを行います。

一方、スキャン代行業者は業務に応じて最適なものを選択することができるため、品質に大きな差が生まれます。クオリティの高いデータを提供してくれるため、その点に魅力を感じる方も多いです。

④業務用か家庭用かの違いがある

4つ目は、業務用か家庭用の違いです。

自炊をする人の中には、家庭用を選択される方も少なくありません。家庭用は精度が悪いものも多く、データ化したときに黒ずんでしまったり、汚れていたりするケースも多いです。

その反面、専門業者は業務用を使用するため、家庭用よりも品質が高くなります。

⑤OCR付与の有無

5つ目は、OCR付与の有無です。

専門業者に委託するとOCRを付与してもらうことができます。OCR処理をすることで、文書をテキスト化することができるため、キーワード検索等も可能です。単に書類を電子化するだけでなく、検索性の向上も期待することができるので、大きなメリットとなるでしょう。

⑥作業の負担量に差がある

6つ目は、作業の負担量に差が出ることです。

自炊の場合は、すべての作業を自社で対応する必要があります。書類が膨大にある企業では、スキャニング回数も多くなるため、負担がとても大きいです。

一方、専門業者はプロフェッショナルなスタッフがすべての作業を代わりに行ってくれます。これにより、委託する側は負担を大幅に減らすことができるのです。

⑦情報漏洩のリスクに違いがある

7つ目は、情報漏洩リスクです。

企業は機密性の高い書類を扱うケースも多く、書類の電子化に機密性の担保を重要視する担当者様も少なくないでしょう。自炊の場合でも管理を徹底し、漏洩リスクを減らす取り組みをすることは可能です。しかし、完璧ではないため、万が一漏洩してしまったら企業としての信頼が失墜することになります。

スキャン代行業者がスキャニングを行う施設はセキュリティ体制が万全であり、情報漏洩リスクは大幅に低下します。そのため、安全に電子化を実現することが可能です。

⑧費用に差がある

8つ目は、費用です。

自炊の場合は、完全に無料で対応できる企業もいるため、費用を大幅に抑えることができます。

一方、スキャン代行業者に委託するケースは、数万円からの代行費用が必要です。

しかし、自炊をする場合、従業員に対応させることになるため、コア業務から人材を割かなければなりません。また、はじめてスキャニングを行う企業は専用のスキャナー機器を準備しなければならないため、初期費用がかかります。

結果的にスキャン代行業者に委託したほうが安く済むケースもあるため、自炊が一概に安いとはいえないでしょう。

まとめ

今回は、自炊とスキャン代行業者のスキャニングに関する違いについて解説しました。企業は自炊ではなく、スキャン代行業者に委託するのがおすすめになります。なぜなら、機密性の高い文書を扱う企業が多く、さらに書類も膨大になるため、自炊では対応しきれないケースがほとんどだからです。

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