スキャンをすることで得られるメリットとは？デメリットも解説

現在、企業は自社が管理するビジネス書類等を電子化し、データで扱えるような取り組みを実施しています。書類を電子化するためには、書類を1枚1枚スキャンし、PDFファイル等でコンピューター上に保管するのが一般的です。また、OCRを付与することで、テキストデータを検索することもできるようになります。

文書の電子化を検討している担当者の中には、なぜ多くの企業が積極的にスキャンをしているのかわからないという方もいるのではないでしょうか？その理由は、スキャンをすることで企業はさまざまなメリットを獲得することができるからです。

今回は、スキャンすることで企業が得られるメリット・デメリットについて詳しく解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

スキャンとは？簡単に概要を解説

スキャンとは、ビジネス書類などの文書をデジタルデータに変換することです。契約書や機密文書、名刺などをデジタル化し、コンピューター上で扱えるようにします。

スキャンは、専用の機器を使用して用紙に書かれた文字を読み取るのが一般的です。また、変換したデータはPDFやJPEGなどの形式で保存されます。

通常のサイズの用紙から大判などのスキャンも可能で、スキャン機器によっては数多くの種類に対応することができます。スキャン・スキャニングの概要について詳しく知りたい方は、下記のリンクをご参照ください。

• スキャン・スキャニングとは？手順や具体的なやり方、コツをご紹介

スキャンをすることで企業が獲得できる5つのメリット

スキャンをすることで企業が獲得できるメリットは大まかにわけて5つです。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

コスト削減を実現することができる

1つ目のメリットは、さまざまなコストを削減できることです。

スキャンすることで、今まで管理していたビジネス書類等を処分することができます。これにより、省スペース化を実現できるため、保管費用を抑えることが可能です。

また、今後書類として管理しないため、用紙や印刷などが不要になります。さらに、印紙税も削減できるので、大幅なコストカットを実現することができるでしょう。

管理性の向上を期待できる

2つ目は、管理性の向上です。

書類として情報を管理すると利便性が大幅に下がります。例えば、先ほども説明した通り、文書を保管するためには書庫が必要です。大量の文書を保管する書庫は、スペースが大きくなるため、必要な書類を手に取るまでに時間がかかります。

また、自らの力で探し出さなければならず、「なかなか見つからない」という状況になってしまうケースも珍しくありません。さらに、災害が発生し書庫の文書が燃えてしまった場合、多くの書類を失ってしまいます。

スキャンをすれば、このようなデメリットをすべてカバーすることが可能です。例えば、ビジネス文書をスキャンしてデジタルデータとして扱うことで、社内を下記のように変化させることができます。

• 文書全体の中から特定のキーワードで検索することができるようになる
• 短時間で目的の資料を見つけることができるようになる
• オンラインストレージの中で管理することで災害時でも紛失の心配がない
• BCP対策にもつながる

管理性が大幅に向上するため、メリットを感じる方は非常に多いでしょう。

業務フローの効率化で従業員の負担軽減

3つ目は、業務フローの効率化を実現することができる点です。

スキャンをすることで、書類をまとめる作業が不要になります。また、印刷をしたり、郵送したりする必要がなく、すべてコンピューターの中で済ませることができるので便利です。

さまざまな場所からアクセスすることができる点も業務を効率化させます。スキャンをしてそのデータをクラウドストレージ上で管理すれば、外出先から情報の閲覧が可能です。これにより、書類を閲覧するために出社する必要がなくなるため、働き方改革につなげられるでしょう。

また、営業先から手軽に閲覧することができるため、社内の人と連絡を取り合って情報を教えてもらうというようなやり取りを減らすことができます。さらに、テレワークに対しても柔軟に対応できるようになるため、大きなメリットです。

セキュリティ体制の強化を図ることができる

4つ目は、セキュリティ体制の強化を図ることができる点です。

スキャンをすることで、フォルダーやファイルでビジネス文書を管理できるようになります。ユーザーに対してアクセス権を付与すれば、閲覧できる人とそうでない人をわけることが可能です。これにより、セキュリティ体制の強化を図ることができます。

DX推進に寄与

5つ目は、DXを推進させることができる点です。

DXの推進には、データ活用が必要不可欠になります。スキャンをすることで、社内で管理する情報にアクセスしやすい環境を構築することが可能です。これにより、書類の利活用が進むため、DX推進に寄与することができます。

スキャンのデメリットについて

スキャンをすることで、実際に企業はさまざまなメリットを獲得することができます。しかし、社内の管理体制を変化させたり、デジタル化を促進させることになったりするため、少数のデメリットが生じるケースもあるでしょう。具体的にスキャンをすることで、どのようなデメリットが存在するのか詳しく解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

書類データを管理するためのシステム導入が必要

1つ目は、書類データを管理するためのシステム導入に費用と手間がかかることです。

企業によってデジタル文書の保存場所はさまざまになります。例えば、自社サーバーに保管する企業もいれば、クラウドストレージを契約して管理するところもあるでしょう。

デジタルデータとして適切に管理するためには、保管するための環境が必要不可欠です。そのため、コストや手間がかかります。また、デジタルデータとして社員が適切に管理するためのルール作りも必須です。システム導入や環境構築に負担がかかるため、その点は注意するようにしましょう。

アナログ対応が難しい

2つ目は、アナログ対応が難しいことです。

例えば、手書きで情報を残す場合、専用のツールが必要になります。また、当然ですがデジタルデータには付箋などを貼ることはできません。

現在、パソコンなどのIT機器は広く普及しているため、まったく身近に感じられないという人は少ないでしょう。しかし、パソコンに不慣れである場合、直接紙に文字を書くよりも文字入力に時間がかかるケースもあります。

まとめ

今回、スキャンをすることで企業が獲得できるメリット・デメリットについて詳しく解説しました。企業が文書をスキャンすることで、高いセキュア環境の構築、コスト削減、業務効率化などさまざまなメリットを獲得することができます。また、経済産業省が推奨しているDX化にも大きく寄与するため、今後も市場の中で競争力を維持していきたい企業は、文書をスキャンし、データ活用できるようにしておくことが重要です。

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