電子帳簿保存法とスキャンとの関係とは？注意点も解説  

企業は毎年、法人税等の確定申告を行うために、さまざまな文書を提出しなければなりません。また、帳簿においては7年間の保存義務が定められているため、提出後に処分することはできません。

企業は確定申告のため、数多くの書類を管理しなければならず、書類として管理するとコストなどの負担が大きいです。そのため、国は保存にかかる負担を軽減する目的で電子帳簿保存法を施工し、納税に必要な書類の電子データ保存を認めています。実は、この電子帳簿保存法とスキャンには密接な関係があり、担当者が把握しておけば、電子帳簿保存法の適用要件を守りながら適切に帳簿等の文書をスキャンすることが可能です。

今回は、電子帳簿保存法の概要やスキャンとの関係、注意点について解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法とは？概要を詳しく解説

電子帳簿保存法とは、負担を軽減するため、企業が管理しなければならない国税関係帳簿書類の電子データ保存を認めた法律です。1998年7月に施工され所得税法、法人税法などの国税に関する法律の特例を定めました。

具体的に、国税関係帳簿書類は下記の通りです。

• 賃借対照表
• 損益計算書
• 注文書
• 契約書
• 領収書
• 仕訳帳
• 現金出納帳
• 売掛金元帳など

また、電子帳簿保存法は電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引の3区分にわけられます。勘づいた方もいるかもしれませんが、スキャナ保存が認められているため、電子帳簿保存法とスキャンには密接な関係があるというわけです。区分や具体的な関係性については後述します。

電子帳簿保存法の対象者とは？

電子帳簿保存法の対象者は、所得税や法人税の国税関係帳簿書類を保存しなければならない方です。

納税義務のある法人はもちろんのこと、毎年確定申告している個人事業主においても決算書等において保存義務があるため対象になります。法人・個人、売上規模に関係なく、国税関係帳簿書類の保存義務があるすべての人です。

電子帳簿保存法とスキャンの関係

次に、スキャンとの関係について詳しく解説します。

電子帳簿保存法の区分の中にスキャナ保存がある

先ほども簡単に触れましたが、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引という3つの区分があり、この中のスキャナ保存と深い関係があります。

スキャナ保存とは、ビジネス書類などの文書をスキャニングしてデジタルデータとして保存することです。例えば、契約書や領収書を紙で管理しているという担当者も多いのではないでしょうか？このような文書をスキャニングすることで、PDF形式等でコンピューター上に保存することができます。これが電子化保存であり、これによって原本での管理が不要になるのです。

具体的なフローは、紙で作成もしくは受領した書類をスキャンしてデジタルデータに変換します。タイムスタンプ付与後にデータとして保存するという流れです。保存場所は、社内サーバーやクラウドストレージなどが挙げられます。機密性の高い書類になるため、高セキュアな環境で管理されるのが一般的です。

スキャナ保存を行うことで、企業は下記のようなメリットを獲得することができます。

• 生産性の向上
• 経理部門のテレワーク推進
• 保管スペースの削減

基本的にスキャニングを行うことで、企業はペーパーレス化による恩恵を受けることが可能です。文書で情報を扱う必要がなくなるため、保管スペースが不要になります。これにより、コストを大幅に削減することができるでしょう。また、電子データとしてやり取りすることができるようになるため、文書よりも情報共有がしやすくなります。そのため、生産性の向上や経理部のテレワーク推進も期待することができるのです。

スキャナ保存における電子保存について

適切なスキャナ保存を行うためには、定められている要件を満たす必要があります。例えば、入力期間の制限や200dpi以上の解像度でスキャンすること、タイムスタンプの付与などです。重要書類と一般書類で求められる要件が異なるため、文書の種類に応じて適切な対応を取る必要があります。

ちなみに、下記の表ですべての要件をまとめましたので、要件を細かく確認したいという方は、参考にしてください。

また、電子データにおいて一定のクオリティが求められるため、要件を満たすためには適切なスキャナー機器を使用しなければなりません。そのため、自社ですべての書類のスキャニングに対応するという方は、十分に注意するようにしましょう。

【電子帳簿保存法】スキャナ保存する際に注意したい3つの注意点

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の注意点は3つです。注意点を把握することで要件をしっかりと満たすことができたり、トラブルを避けることができたりするので、ぜひ参考にしてください。

スキャンした書類は一定期間保存する

1つ目の注意点は、スキャンした文書は一定期間保存することです。

スキャナ保存は原本で文書を管理する必要がないという点が大きな魅力になります。そのため、電子化したあとにすぐ破棄してしまう方も少なくないでしょう。

しかし、短期間で処分してしまうと入力期限が過ぎた場合や定期的な検査で不備があったときなどに困ってしまいます。このようなトラブルを回避するためにもスキャナ保存後も一定期間は文書で保管しておくのがおすすめです。

一般書類以外は白黒スキャン不可

重要書類はカラーでスキャンする必要があります。

決算関係書類以外の国税関係書類は重要書類に位置付けられており、カラー画像による読み取りが必須です。重要書類をグレースケールで保存してしまうと、要件を満たしていないことになるので、注意するようにしましょう。

原本の大きさを変更しない

最後の注意点は、原本の大きさを変更しないことです。

1度にスキャンすることができないため、書類のサイズを変更し、コピーをスキャンする方もいます。しかし、このような保存の仕方は要件を満たしませんので、注意が必要です。スキャニングする際は、原本のサイズを変えずに1枚1枚スキャンすることが求められます。

電子帳簿保存法に適用した書類の電子化が難しい方は専門業者に依頼しよう

電子帳簿保存法に従ってスキャナ保存するためには、さまざまな要件をクリアする必要があります。要件は非常に多く、すべてに対応できないと思われている担当者もいるのではないでしょうか？

すべての要件を満たしてスキャナ保存をしたいという方は、専門のスキャン代行業者に依頼するのがおすすめです。特に、うるるBPOのスキャン代行サービスは、4,800社の利用実績があり、多くの企業に選ばれているサービスになります。電子帳簿保存法の要件に従ってスキャニングをしてもらうことができるので、興味がある方は、下記のリンクからお気軽にお問い合わせください。

• うるるBPOのスキャン代行サービスへお問い合わせ

まとめ

今回は、電子帳簿保存法とスキャンの関係について詳しく解説しました。帳簿などの書類を電子データとして管理することで、企業はコスト削減などさまざまなメリットを獲得することができます。

しかし、帳簿などの重要書類は電子帳簿保存法の要件に従ってスキャニングをすることが求められます。そのため、すべての要件に満たす自信がないという方は、専門のスキャン代行業者を利用するのがおすすめです。