スキャン代行で電子化できる書類の種類一覧！広範囲に対応可能な業者とは？

ビジネス書類の電子化や文書の検索性向上を目指す企業の中には、スキャン代行の利用を検討している担当者も多いでしょう。

スキャン代行サービスを利用すれば、自社で対応する必要がなくなるため、負担を大幅に減らすことができます。また、スキャナー機器などを導入する必要がなくなるため、結果的にコストを抑えられる可能性もあるのです。

しかし、スキャン代行サービスの利用を検討している企業の中には、どのような書類が対応可能なのか知りたいという方もいるのではないでしょうか？

そこで、今回はスキャン代行で電子化できる書類の種類について解説しますので、興味がある方は、ぜひチェックしみてください。

スキャン代行業者で対応できる書類の種類は異なる

スキャン代行業者によって電子化できる書類の種類は変化します。その理由は下記の通りです。

• セキュリティ体制に違いがあるため
• スキャナー機器の種類が異なるため

極秘文書などを電子化するためには、高セキュアな環境が必要です。万が一、スキャニングの最中に情報漏洩などが発生すると大きなトラブルになります。

また、スキャナー機器の種類がスキャン代行業者によって異なります。さまざまな種類のスキャナー機器を保有している業者は、大判など大きなサイズの文書にも対応可能です。しかし、そうでないところでは一般的な書類のスキャンのみに対応しているところもあるでしょう。

このように文書の種類によって対応の可否が異なるため、スキャン代行サービスを利用するときは、まず自社がどのような文書を電子化したいのか把握し、その文書に対応している業者を選択するのがおすすめです。

スキャン代行業者を利用して電子化できる書類の種類10選

スキャン代行業者を利用して電子化できる一般的な書類は10種類です。

契約書

1つ目は、契約書です。

企業は、従業員を雇用したり、賃貸物件を借りたりするため、契約書を結ぶ機会は非常にたくさんあります。例えば、売買契約書や賃貸借契約書、請負契約書などさまざまです。

契約書を電子化することで、データを一元管理することができます。これにより、更新期限などの確認が容易になるため、管理負担を大幅に下げることが可能です。

見積書・納品書・請求書

2つ目は、見積書・納品書・請求書です。

BtoCやBtoBなど取引形態に関係なく、企業は見積書を提出したり、費用を請求したりする機会も多くなります。また、企業や個人とパートナー契約を結び、見積書などを逆に受け取ることもあるでしょう。実際に、提出したり、受け取ったりすることが多いため、管理が複雑になっている企業もいるのではないでしょうか？

スキャン代行サービスでは、見積書・納品書・請求書のスキャニングが可能です。また、これらの書類は枚数が多くなりがちですが、大量の枚数に対応してくれる業者もあるため、短期間でデジタルデータに変換することもできるでしょう。

マニュアル・手引書

3つ目は、マニュアル・手引書です。

マニュアル・手引書は、機械やアプリケーションなどを正しく使用するための取扱説明書を意味します。企業が製品を販売する際、マニュアルは必要不可欠です。また、営業先で使い方を説明する際に用いられることも多くなります。

スキャン代行業者を利用してマニュアルや手引書を電子化すれば、持ち運びが楽になったり、iPadの画面を見せながら顧客に説明できるようになったりします。従業員の負担軽減や顧客満足度向上を目指せるため、メリットを感じられる方も多いでしょう。

申込書・同意書

4つ目は、申込書や同意書です。

企業が提供するサービスに申し込みを行う際やサービスの利用にあたり同意を得たいときに申込書や同意書が用いられます。サービス利用者が多ければ多いほど、申込書や同意書は増えるため、管理に困っている企業も少なくないでしょう。

申込書や同意書を電子化することで、保管スペースの削減を期待できます。また、OCR処理を施すことができるため、申込書をコンピューター上で検索することが可能です。複数の店舗で閲覧・照会したいときも手軽に行えるようになるのでおすすめです。

レシート・領収書

5つ目は、レシートや領収書です。

会社が負担すべき経費を社員が立て替えると立替経費の処理が必要になります。従業員にレシートや領収書を提出してもらい計算し、その領収書は7年間保管しなければなりません。そのため、紙による保管は管理が大変になります。

レシートや領収書を電子化することで、スペースの削減などさまざまなメリットを獲得できます。しかし、レシートや領収書を電子化するときは、電子帳簿保存法の要件を満たすことが重要です。また、枚数が非常に多いためスキャンに時間がかかります。そのため、スキャン代行サービスをうまく利用する企業が多いです。

ちなみに、電子帳簿保存法に関する内容を詳しく知りたい方は、『電子帳簿保存法とスキャンとの関係とは？注意点も解説 』を参照してください。

社内広報誌

6つ目は、社内広報誌です。

社内広報誌は、企業が社員に対して実施する広報活動のために配布される発行物を意味します。主な目的は、社内意識の統一やモチベーションの向上などで、現在注目されている広報活動です。

社内広報誌を電子化することで、素早く特定のページにアクセスできたり、電子データとして閲覧できるようになったりします。取り扱いが楽になるため、効率的な広報活動の実施が可能です。

履歴書・職務経歴書

7つ目は、履歴書や職務経歴書です。

企業において在籍中の従業員の履歴書は保管が義務付けられています。退職した従業員の場合でも労働基準法第109条により3年間保管することが定められているため、簡単に処分することはできません。

履歴書や職務経歴書をスキャンすることで、スペースの削減や検索性の向上を期待できます。これにより、文書の管理負担を和らげることができるためおすすめです。

一般書類

8つ目は、一般書類です。

一般書類は資金やモノの流れに連動にしない書類のことを意味します。例えば、検収書などです。

スキャンすることで、メールから資料を共有できるようになります。また、オンラインで閲覧・共有することもできるようになるので、企業が電子化したい書類のひとつです。

名刺

9つ目は、名刺です。

取引先が多い企業は、名刺交換の機会も増えるので、名刺の管理に困っている企業も少なくないでしょう。名刺を電子化することで、顧客情報を社員間で共有しやすくなります。また、営業の可視化やDXの推進にも寄与するため、メリットは大きいです。

ポスター

最後は、ポスターです。

イベントなどで企業がポスターを制作する機会があります。イベントが終了するとポスターは処分して問題ありません。しかし、再びイベントを開催するときに前回のポスターのデザインを参考にしたいという企業も多いです。

原本で残しておくとサイズが大きいため、スペースを取ります。そのため、電子化して管理することで、原本よりも保管がしやすいでしょう。

広範囲の書類に対応できるおすすめの業者はうるるBPOのスキャン代行サービス

企業の中には、さまざまな種類の書類をスキャンしたいというところも少なくないでしょう。広範囲の書類に対応してくれるスキャン代行業者を選択したいという担当者は、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。

うるるBPOのスキャン代行サービスでは、数多くの用紙サイズに対応しているため、A2以上の用紙もスキャンすることができます。また、高セキュアな環境でスキャニングを行っているため、極秘文書などの電子化も対応可能です。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にお問い合わせください。

• うるるBPOのスキャン代行サービスへお問い合わせ

まとめ

今回は、スキャン代行サービスで電子化できる書類の種類をピックアップしました。スキャン代行業者によって対応可能な文書の種類は異なりますので、確認してから依頼するようにしましょう。また、極秘文書などのスキャンを依頼するときは、スキャン代行業者のセキュリティ体制を確認するのがおすすめです。