ビジネス書類のスキャン代行とは！？７つのできることと4つのメリット

ビジネス書類のスキャンを検討している企業も多いのではないでしょうか？

現在、企業の中にはDXを推進するため、社内で管理している文書を電子化しようする動きが加速しています。ビジネス書類を電子化することで、効率的にデータを活用することが可能になるため、DXに寄与するのです。

しかし、ビジネス書類は非常に多く、すべての文書を自社のみでスキャンすることは難しいでしょう。また、機密性の高い文書なども多いため、取り扱いに困る企業も少なくありません。そのため、多くの企業がビジネス書類のスキャン代行サービスを利用しています。

今回は、ビジネス書類のスキャン代行とはどのようなサービスなのか、できることやメリットについて解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

ビジネス書類のスキャン代行とは？

ビジネス書類のスキャン代行とは、契約書や見積書、履歴書など企業が管理する書類をスキャンして電子化文書に変換してくれるサービスです。文書をPDFとして保存する通常スキャンはもちろんのこと、OCR処理や大判スキャンなどにも対応しています。

現在、経済産業省が日本の企業に対してDXを推進しています。DXの推進にはデータ活用が不可欠です。今まで管理していた文書をデジタルデータで保存する必要があるため、多くの企業から注目を集めているサービスです。

ビジネス書類のスキャン代行でできる7つのこと

ビジネス書類のスキャン代行でできることは、大まかにわけて7つあります。スキャン代行ができることを知ることで、企業が実現したいことに対応してくれるかどうか把握できるため、ぜひ参考にしてください。

一般的なビジネス書類の電子化

1つ目は、一般的なビジネス書類の電子化です。

例えば、契約書などをデジタルデータに変換し、コンピューター上でPDFファイルとして管理できるようになります。PCはもちろんのこと、iPadなどに映し出すこともできるため、非常に便利です。

機密性を担保しながら書類をデータ化

2つ目は、機密性を担保しながらビジネス書類をデータ化することです。

企業は極秘文書など、外部に情報が漏れると関係者に大きな損害が発生する文書などを扱う機会は少なくないでしょう。厳重に管理しなければならないため、機密文書のスキャンが難しいと感じる人も多いです。

しかし、スキャン代行業者は、高セキュアな環境でスキャンを実施しているため、外部に情報が洩れる心配がありません。また、持ち出し禁止の書類などは、直接出張してスキャンしてくれるため、機密性を担保することができます。

文書の機密性を担保してスキャンする方法について詳しく知りたい方は、『文書の機密性を担保してスキャンする方法とは？各工程にわけて解説』をご参照ください。

白黒・カラーどちらも対応可能

3つ目は、カラーへの対応が可能なことです。

スキャン代行サービスは、白黒やカラーのどちらのスキャンにも対応することができます。これにより、電子帳簿保存法の要件を満たすことも可能です。電子帳簿保存法とスキャンとの関係について詳しく知りたい方は、『電子帳簿保存法とスキャンとの関係とは？注意点も解説』をご参照ください。

OCR処理

4つ目は、OCR処理に対応してもらえることです。

OCR処理を施すことで、文書の中にある文字をデジタルデータに変換することができます。通常のスキャンにおいては、文書をスキャンし、画像ファイルに記録を残す状態に近いです。閲覧することで情報を知ることはできますが、直接文書に書かれている文字を編集することはできません。

一方、OCR処理した文書は、文字がテキストデータに変換されますので、編集が可能です。また、文章内の文字を検索することもできるため、管理の利便性が大幅に向上します。

フォルダー作成・ファイル名の編集

5つ目は、フォルダー作成やファイル名の編集です。

基本的にスキャンは、文書を電子化することだけが目的ではありません。例えば、文書の検索性向上も重要な目的のひとつです。

フォルダーやファイル名の作成をスキャン代行サービスに委託することで、バインダー保管やデータ整理、ファイル名の付与を行うことができます。これにより、検索性が大幅に向上するため、スキャン代行サービスを利用する大きなメリットのひとつです。

e文書法に対応

6つ目は、e文書法対応のスキャンが可能な点です。

e文書法とは、法人税などで保存が義務付けられている文書の電子化保存を認める法律です。これらの文書を電子化保存するためには、いくつかの要件を満たす必要があります。スキャン代行サービスを利用すれば、文書を預けるだけでe文書法に対応したスキャニングを行ってくれるのでおすすめです。

画像修正

7つ目は、画像修正です。

自動読取装置などを使用すると斜行補正や画像修正などが必要なケースもあります。有料オプションを利用すれば、このような修正作業にも対応してくれるため、企業は負担なく文書の電子化を実現することができるでしょう。

ビジネス書類をスキャン代行する4つのメリット

ビジネス書類をスキャン代行するメリットは4つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

自社でペーパーレス化に取り組むより大幅に費用を抑えられる

1つ目は、ペーパーレス化に取り組むことができる点です。

ビジネス書類を電子化することで、書類の保管費用、印刷代、用紙代などを削減することができます。また、ペーパーレス化はテレワークやDXの推進にもつながるため、企業にとってメリットは非常に大きいです。

短い期間で大量のビジネス書類をスキャンすることができる

2つ目のメリットは、ビジネス書類を短期間で大量にスキャンすることができる点です。

スキャン代行サービスは、大量の枚数を短納期でスキャンしてくれます。そのため、ペーパーレス化をスピーディーに進めたい企業やDX推進に後れを取りたくない方におすすめです。

もちろん、スキャン代行サービスを利用すれば、依頼側は書類を提出するだけで済みます。作業の負担はほとんどないので便利です。

自社では対応が難しい大判などもスキャン可能

3つ目は、大判などのスキャンにも対応してくれる点です。

自社でビジネス書類をスキャンし、電子化を図ろうとする企業もいますが、スキャナー機器を複数揃える場合、高額な費用がかかるため、元々自社にあるスキャナー機器や小型のもので対応するところが多いでしょう。しかし、そのような企業は大判のスキャンが難しくなるため、スキャンできるビジネス書類は限られます。

しかし、スキャン代行サービスは、専用のスキャナーを複数保有するため、用紙のサイズに関係なく柔軟に対応可能です。もちろん、ポスターや図面などの大判にも対応することができるので、その点も大きなメリットのひとつであるといえるでしょう。

ファイル名の編集なども委託できる

4つ目は、ファイル名の編集なども委託できることです。

検索性の向上のため、ファイル名の編集なども行いたい企業は少なくないでしょう。しかし、自社ですべての作業に対応すると労力がかかります。

スキャン代行サービスを利用すれば、ファイル名の編集なども委託することができるので、作業負担を抑えたいという企業におすすめです。

まとめ

今回は、ビジネス書類のスキャン代行でできることやメリットについて解説しました。ビジネス書類の中には、企業に対して保存を義務付けているものも多いため、e文書法や電子帳簿保存法などの要件を満たすようにスキャンしなければなりません。また、電子化だけでなく、検索性の向上など、スキャンする目的は複数あるので、それを達成するためには、スキャン代行サービスを利用するのがおすすめです。

これからビジネス書類のスキャン代行を検討している方は、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。さまざまな用紙サイズに対応するだけでなく、OCR処理やファイル名の編集など、企業の幅広いニーズに対応してくれます。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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