裁断しないでスキャンすることは可能？非破壊のメリットを知る！

ビジネス文書等をスキャンする際、1枚1枚裁断して電子化するケースが多いです。裁断しないでスキャニングをしてしまうと、ノド奥の影が残ってしまうため、綺麗にスキャンすることができません。また、業者に依頼するとき、施工単価が高くなってしまいます。

しかし、スキャンしたい書類の中には、裁断が難しいケースも少なくありません。例えば、思い出のある書類などは、そのままの形で残しておきたいと考える人も多いのではないでしょうか？

そこで、今回は裁断しないスキャンニングの概要や非破壊の3つのメリットなどについて詳しく解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

裁断しないスキャニングとは？

裁断しないスキャニングとは、文字通り書類を破壊せずにスキャンをすることです。

一般的に、本を綺麗にスキャンするためには、表紙を切り離したり、ノドの部分を切り落としたりする必要があります。しかし、非破壊のスキャニングでは、このような破壊を一切行わず、専用のスキャナーを使用してスキャンを行うのです。

電子化したいビジネス書類の中には、思い入れのあるものや製本されたまま残しておき文書も少なくありません。このような書類に対して裁断せずにスキャニングをするケースが多いです。

裁断せずにスキャニングをする3つのメリット

裁断せずにスキャニングを行うことで下記のようなメリットを獲得することができます。

• 大切な原本を残して文書を電子化できる
• 古い文書も補正等で見やすくなる
• 原本が残るため、書類を柔軟に扱える

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

大切な原本を残しながら電子化できる

1つ目のメリットは、大切な原本を残しながら文書を電子化できる点です。

電子化したい文書の中には、原本の状態のまま残しておきたい書類もあるでしょう。例えば、破壊したくない大切な書類等です。

裁断せずにスキャニングを行うことで、書類を壊す必要がなくなります。そのため、スキャンしたあとも原本で管理することが可能です。

古い本も補正により見やすくなる

2つ目のメリットは、古い書籍やビジネス文書も補正により見やすくなることです。

スキャン代行業者に依頼すれば、業務用のスキャナーを使用します。複数の角度から光を照射することができるため、裁断しない場合でも影が発生しづらいです。また、画像修正にも対応してもらうことができたり、OCR処理をしてもらえたりするので、古くて読みづらい書籍も可読性が向上します。

基本的に古い書類は長期間光に当たっていることもあり、紙が劣化してしまいます。また、温度や湿度の変化やほこり、害虫などで状態が悪くなるケースも少なくありません。スキャニングを行うことで、古い本が読みやすくなり、データは劣化することがないため、破壊・非破壊に共通するメリットです。

原本が残ることで柔軟に書類を扱うことができる

3つ目のメリットは、原本が残ることで柔軟に書類を扱うことができることです。

例えば、スキャンをして文書を電子化し、原本を処分するとデータのみが残ることになります。この場合、原本でチェックしたいときやお客さんに製本された状態で閲覧してもらいときに対応することができません。

一方、裁断せずにスキャンすれば、データとしてはもちろんのこと、原本として保管しておくこともできるため、柔軟に扱うことできます。製本された状態でカタログをお客さんに提出することができたり、思い出の書類を綺麗な状態で保管できたりするので、大きなメリットです。

裁断せずにスキャニングをすることで起こるデメリット

一方、裁断せずにスキャンするといくつかのデメリットも発生します。裁断するかしないかを判断する際に活用できますので、ぜひチェックしてみてください。

専用のスキャナーが必要

裁断せずにスキャンをする場合、専用のスキャナーが必要になります。

自社で文書電子化に対応するとき、スキャナーを準備する必要がありますが、非破壊でスキャンイングできるものを選択しなければなりません。自社が保有するスキャナーで対応できないことも多いため、新たに専用のスキャナーを購入する必要があります。

料金が高くなる場合がある

裁断しないスキャンは、料金が高くなります。

裁断できない文書は、1ページ1ページ見開いてスキャンをする必要があるため、非常に手間がかかる作業です。これにより、人件費がかかるため、破壊してスキャンをする場合よりも料金が高くなりやすいでしょう。

文書電子化後も原本を保管するためのコストがかかる

スキャン後も原本を保管する必要があります。

本来、スキャンをすれば、文書を電子化できるため、原本保管にかかるコストを削減することが可能です。しかし、裁断しない場合、ビジネス文書などが残るため、電子化後も引き続き管理コストを負担することになります。

裁断しない・できない文書には何がある？

企業が扱うビジネス文書はさまざまですが、具体的にどのような文書を原本として残しておけばいいのでしょうか。裁断せずに対応したいビジネス文書をいくつかご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

契約書

1つ目は、契約書です。

契約書の電子保存は、訴訟上の証拠能力が弱くなるという課題が指摘されることもあります。そのため、証拠能力をキープしたい企業は念のため原本保存をしておくのがおすすめです。

社内広報誌

2つ目は、社内広報誌です。

社内広報誌は、原本の保管義務はありません。しかし、製本のまま思い出として残しておきたいという方も多いです。

社内広報誌をスキャンすることでOCR処理により特定のページを見つけやすくなります。また、裁断せずにスキャンすれば原本としても残しておくことができるのでおすすめです。

マニュアル・カタログ

3つ目は、マニュアルやカタログです。

マニュアルやカタログは冊子の状態になっていることが多いため、裁断せずにスキャンしたい文書です。このような文書はフラットベッドに特化したスキャナー機器を使用することで非破壊の文書電子化が可能です。

図面

4つ目は、図面です。

図面をスキャンすることで、重要な設計図をバックアップすることができたり、社内で共有しやすくなったりするため、図面の電子化には大きなメリットがあります。しかし、企業の中には原本として残しておきたいケースも多いため、背貼製本の図面などは裁断せずにスキャンするのがおすすめです。

裁断しないスキャニングを安くするための方法

裁断せずにスキャンを行うことで、原本で残せたり、可読性が上がったりするといったメリットがあります。一方、手間がかかるため、料金が高くなりがちです。そのため、企業の中には、できるだけ費用を抑えて裁断しないスキャニングを行いたいと思われる方も少なくないでしょう。

最後に、裁断しないスキャニングを安く済ませる方法について解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

裁断できるものは裁断する

1つ目の方法は、裁断できるものは裁断することです。

裁断せずにスキャンをする場合、手置きになるため、料金が高くなります。そのため、できるだけ裁断して文書を電子化するようにしましょう。

例えば、契約書など原本で残したいものはできるだけ少なくし、それ以外は裁断してスキャンするのがおすすめです。裁断しない文書をできるだけ減らすことで料金を抑えることができます。

裁断後に再製本する

2つ目の方法は、裁断後に再製本することです。

再製本をするため、大きく費用を抑えることは難しいですが、手作業で対応する部分が少なくなるため、安く済ませられる可能性があります。

まとめ

今回は、裁断しないスキャンの概要やメリット、できるだけ料金を安くする方法について解説しました。裁断しないスキャンは非常に手間がかかるので、スキャン代行業者の利用がおすすめです。

スキャン代行業者の利用を検討されている方は、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』を利用してみませんか？うるるBPOのスキャン代行サービスは、フラットベッドに特化したスキャナー機器を豊富に揃えているため、裁断しないスキャンに対応することができます。興味がある方は、ぜひ下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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