スキャン代行業者を利用してカルテをPDF化する！業務効率化を実現しよう

病院やクリニックで欠かせない紙といえばカルテです。医師法第24条1項では、医師が診療録を作成しなければならないと定められており、法律で義務付けられています。そのほかにも実臨床で必要になったり、保険請求の根拠になったりするので、病院やクリニックでカルテは必須です。

従来において、カルテは紙で運用されるのが一般的でした。しかし、現在は伝達ミスを防止したり、情報管理や活用がしやすかったりするため、カルテの電子化を進めているところも増えています。

今回は、スキャン代行業者を利用してカルテをPDF化するメリットや代行業者を利用する際のポイントについて解説しますので、カルテの電子化を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

スキャン代行業者を利用してカルテをPDF化するメリットとは？

カルテのペーパーレス化を実現するためには、現在紙として管理しているカルテをスキャンしてPDF化することが求められます。そのため、カルテの電子化にスキャン代行業者の利用は必要不可欠です。

実際にスキャン代行業者を利用してカルテをPDF化すれば、5つのメリットを獲得することができます。どのような利点があるのか解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

カルテの管理スペースを削減

1つ目のメリットは、カルテの管理スペースを削減できることです。

カルテは、診療が終了した日から5年間保存することが義務付けられています。そのため、病院やクリックを数年間利用していない患者さんのカルテも管理しなければなりません。紙としてカルテを保管している場合、一定のスペースを確保する必要があります。そのため、施設全体の使えるスペースが減るため不便です。

カルテをPDF化し電子文書として扱えば、紙のカルテは破棄することができます。これにより、施設内のスペースが大幅に広くなるため大きなメリットといえるでしょう。

データの閲覧や検索が可能

2つ目のメリットは、データの閲覧や検索ができるという点です。

PCやタブレットからデータが閲覧できるようになります。また、検索ができるため、患者の氏名などを入力するだけで必要なカルテをピックアップすることが可能です。これにより、大量のカルテから必要なものを探す手間を省くことができます。

情報共有をスムーズに行える

3つ目のメリットは、情報共有のスムーズ化です。

カルテをPDF化することにより、スタッフ同士の情報共有がしやすくなります。例えば、事務スタッフが患者さんの症状などをコンピューターに入力すれば、診療室にいる医師はその場から患者さんの状態を確認することが可能です。また、ほかの病院にいる医師と情報共有ができたり、自宅からカルテにアクセスしたりできるので、業務効率化を期待できます。

可読性が良くなる

4つ目のメリットは、可読性の向上です。

紙のカルテは、直接医師が手書きで症状等を書きます。手書きには、人それぞれの癖があり、他人にとって読み取ることが難しい文字も多いです。読み間違えてしまうと伝達ミスにつながるため、医療サービスの品質に影響を与えます。

一方、カルテをPDF化すれば、OCR処理によってテキストデータを付与することも可能です。共通の文字でカルテを運用できるので、大きなメリットとなります。

災害対策としても期待できる

5つ目のメリットは、災害対策になることです。

カルテを紙で運用している場合、水害や地震、火災などが発生するとデータを失う心配があります。例えば、燃えてしまったり、水に浸かったりすると復元も難しいです。

スキャンしてカルテを電子化すれば、コンピューター上で扱うことができるようになります。電子化した場合でもPCで管理するだけでは不十分ですが、オンラインストレージなどのクラウドサービスを利用することで、安全なところにデータをバックアップすることが可能です。災害対策につながるので、電子化のメリットのひとつに数えられるでしょう。

スキャン代行業者を利用してカルテをPDF化するデメリット

カルテをPDF化すると生じるデメリットは大まかにわけて2つです。それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

慣れるまでに時間がかかる

慣れるまでに時間がかかることです。

今まで紙として運用していたカルテを電子化するとPCやタブレットの画面上で確認しなければなりません。また、入力する際もキーボードになるため、慣れるまでに時間がかかります。

カルテの書き方や入力方式を合わせる必要がある

書き方や入力方式を合わせる必要があります。

カルテの書き方を電子カルテの入力方式に合わせなければならないため、混乱するスタッフもいるかもしれません。また、電子カルテで発行することができない帳票を扱っている場合、運用方法を変更する必要があります。

カルテを電子化するためにスキャン代行業者を利用する際の4つのポイント

カルテの電子化を進めるとき、スキャン代行業者を利用する方も多いのではないでしょうか？

電子カルテとして正しく運用するためには、単に紙をPDFに変換するだけでなく、さまざまな要件が求められます。そこで、最後にカルテをスキャンするための代行業者の選び方のポイントを4つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

大量の文書に対応している代行業者を選ぶ

1つ目のポイントは、大量の文書に対応している業者を選ぶことです。

カルテの電子化を急速に進めるためには、大量の文書を短い納期で対応してくれる業者を選ぶ必要があります。そのため、代行業者を選ぶときは、「どのぐらいの量の文書に対応できるのか」、「納期はどのぐらいなのか」などについてしっかりと把握するのがおすすめです。

セキュリティを考えて代行業者に委託する

2つ目のポイントは、高セキュアな環境でスキャンしてくれる業者を選ぶことです。

当然、カルテには患者さんに関するさまざまな情報が記載されています。もし、カルテを漏洩してしまったら、病院やクリニックは大きな損失を被ることになるでしょう。そのため、スキャン環境や溶解廃棄処分の対応可否などをチェックするようにします。

OCR処理に対応しているところに依頼をする

3つ目のポイントは、OCR処理の対応の有無です。

OCR処理に対応してくれる業者は、カルテをPDFに変換するだけでなく、そこからテキストデータも抽出することができます。これにより、検索性の向上などを期待することが可能です。ちなみに、OCRに関する詳しい内容は、『スキャン代行で利用できるOCRとは？概要をわかりやすくご紹介』をご覧ください。

OCR処理の対応が可能な業者を選択することで、カルテを検索できる環境を構築できるので非常にメリットが大きいです。そのため、OCR付与のあるスキャン代行業者を選ぶのがポイントになります。

e文書法に対応しているかどうか

4つ目のポイントは、e文書法に対応しているかどうかです。

e文書法に対応している業者を選択すれば、カルテの見読性や検索性などの条件を満たすことができます。これにより、原紙による保存が不要になるため、ペーパーレス化を目的にスキャン代行業者を利用する方は、e文書法の対応を確認するのがおすすめです。

まとめ

今回は、カルテをスキャンすることで得られるメリットやカルテを電子化する際のスキャン代行業者の選び方のポイントについて解説しました。カルテをPDF化することで、業務効率化などさまざまな利点を病院やクリニックは獲得できます。

しかし、電子カルテ本来のメリットを獲得するためには、e文書法やOCRに対応している業者を選ぶ必要があります。株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』は、e文書法やOCR処理に対応することができる利用実績豊富なスキャンサービスです。万全なセキュリティ体制のもとスキャンを行うため、安心して利用することができます。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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