スキャニング後の原本の処分はどうすればいい？残すべきかどうかも解説

スキャニング後、ビジネス書類等の原本は電子化されているため、処分を検討する企業は多いです。実際に、ペーパーレス化のためにスキャンをしている場合、原本を残しておくとコストの削減など、本来得られるはずのメリットを獲得することができません。そのため、原本を処分してペーパーレス化を推進したいと考えるのが企業が多いです。

しかし、原本の中には重要なビジネス書類もあるため、“処分すべき”or“残すべき”なのか迷われる担当者も少なくありません。また、極秘文書は機密性の担保が必要になるため、安全に処分する方法が知りたいという方もいるでしょう。

そこで、今回はスキャニング後に処分するかどうかを決める3つの基準と溶解処理について解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

スキャニング後に処分できる原本

スキャン後に処分できる文書は一般的に下記の通りです。

• 契約書
• 預り証
• 小切手
• 約束手形
• 請求書
• 納品書
• 送り状
• 輸入証明書等

従来において、請求書などは紙で保存しなければなりませんでした。しかし、e-文書法の施行や電子帳簿保存法の改正により、企業が扱う数多くの書類の原本保存が不要となっています。ちなみに、長期間の保存が義務付けられているビジネス文書なども紙で保管する必要がありません。

しかし、原本を破棄できるのは、スキャン保存の要件を満たした電子保存のみに限られます。要件を満たしていない場合、原本保存が必要になりますので、その点は注意するようにしましょう。

スキャニング後に残しておきたい原本

スキャニング後に残しておきたい原本は、e-文書法と電子帳簿保存法で原本保存が義務付けられている書類です。

例えば、電子帳簿保存法ではタイムスタンプを利用している領収書の保存期間は最長1年であることが定められています。1年に1回行われる定期検査まで保存しておく必要があるため、タイムスタンプを利用している場合でも領収書をすぐに処分することは好ましくありません。

また、タイムスタンプを利用していない領収書は原本保存が義務付けられています。そのため、領収書を電子化する際は、必ずタイムスタンプを利用しなければなりません。

法律で義務付けられている以外に残しておきたい原本としては、思い出のあるビジネス書類です。例えば、社内広報誌などが挙げられます。思い出のあるビジネス書類は、1冊だけ原本保存することで、製本された状態で見返すことができます。

原本を処分するかどうか決める際の3つの基準

原本保存を処分するかどうかを決める際の基準は大まかにわけて3つあります。原本を残すべきか、それとも処分すべきかどうかで迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

法律で電子保存の要件を満たしているかどうか

1つ目の基準は、法律で電子保存の要件を満たしているかどうかです。

企業が書類を電子化する際、e-文書法と電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。例えば、e-文書法の場合、下記の要件を満たすことが重要です。

• 見読性
• 完全性
• 機密性
• 検索性

また、電子帳簿保存法の場合、スキャナ保存の要件を満たさなければなりません。例えば、書類の種類に関わらず、タイムスタンプの付与や解像度及び階調情報の保存が義務付けられています。また、重要書類はカラー画像による読み取りを行わなければなりません。

もし、法律で定められている要件を満たしていないビジネス書類がある場合、原本で保存する必要があります。そのため、法律の要件を満たしているかどうかがもっとも重要な基準です。

原本を処分したくない文書

2つ目の基準は、原本を残しておきたいかどうかです。

基本的に企業は、法律を最優先に考えて残すべきかそれとも処分すべきかを決めることが重要になります。言い換えれば、法律の要件を満たしているものは、処分してしまったとしても法律上まったく問題はありません。

しかし、ビジネス書類の中には、念のため残しておきたい原本もあるでしょう。例えば、法的根拠を強くするために残しておきたい原本や思い出のあるビジネス書類などです。

スキャニング後の原本保存は、保管コストなどがかかるため、企業にとってデメリットになります。一方、原本として残しておいたほうがメリットのある書類も存在するため、そのようなビジネス文書は原本保存で管理するのがおすすめです。

アナログ対応もできるようにしておきたいかどうか

3つ目の基準は、アナログ対応もできるようにしておきたいかどうかです。

例えば、原本を残しておくことで複製することが難しくなります。そのため、秘匿性が高くなる可能性があるでしょう。また、文書として残しておくことで、実際に書類を手に取って閲覧できるという点もメリットです。

原本処分なら溶解処理がおすすめ！利点を3つご紹介

原本の処分は大まかにわけてシュレッダーと溶解処理が挙げられます。

ビジネス書類の中には、機密性を担保しなければならないものも多く、十分に注意を払わなければなりません。シュレッダーで処分をする場合でも復元ができない状態に近づけることができますが、溶解処理のほうが確実に機密性を担保することができます。

最後に溶解処理の利点を3つご紹介しますので、スキャニング後の原本流出を避けたい方は、ぜひチェックしてみてください。

段ボールに詰めるだけで処分ができる

1つ目の利点は、段ボールに詰め込むだけで処分することができる点です。

溶解処理は、段ボールを未開封のまま投入し、水と機械の撹拌力によって溶解します。そのため、段ボールに詰め込んだ書類を取り出すことがないため、十分に機密性を担保することが可能です。

また、バインダーやファイルのまま段ボールに入れても溶解処理ができるため、少ない負担で企業はスキャニング後の書類を処分することができます。

コストが安い

2つ目の利点は、コストが高くないことです。

溶解処理は段ボールごとにコストが発生しますが、相場が一箱3,000円～5,000円程度になります。シュレッダーよりも安く済ませられる可能性もあるため、費用面で大きなメリットを期待することができるでしょう。

シュレッダーよりも地球にやさしい

3つ目の利点は、シュレッダーよりも地球にやさしいことです。

溶解処理をすることで再資源化が可能になります。これにより、紙をリサイクルすることができるため、シュレッダーよりも地球にやさしい処分方法です。

まとめ

今回は、スキャニング後の原本処分を決める基準や溶解処理について解説しました。基本的にe-文書法や電子帳簿保存法の要件を満たせば、企業は数多くの原本を処分することができます。そのため、デジタル化を急速に促進させることができるでしょう。

逆に要件を満たしていない場合は、法律に違反することになるため、罰則が科される可能性があります。そのため、スキャニングをして文書を電子化する際は、プロのスキャン代行業者に委託するのがおすすめです。

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