BCP対策の効率化を実現するスキャン代行サービス！具体的な活用法をご紹介

企業経営を継続させるためには、売上を確保し、黒字決算を目指すことは非常に重要です。しかし、利益を獲得することだけを目指せば十分であるというわけではありません。例えば、地震や台風などが発生すると平常通り、従業員を確保することができなかったり、それによってサービスを提供できなくなったりする可能性があります。結果的に事業継続が難しくなるため、倒産に追い込まれるケースも考えられるでしょう。

地震や水害だけでなく、新型コロナウイルスの流行など、将来的に緊急事態が発生する可能性があるため、企業は事業を継続させるために、これらのリスクに備えなければなりません。そのため、多くの企業はBCP対策に取り組んでいます。

BCP対策として企業がやるべきことは複数ありますが、そのひとつに文書電子化が挙げられます。今回は、BCP対策の概要や必要性に加えて、BCP対策として文書電子化が必要不可欠な理由やペーパーレス化の際にスキャン代行業者を利用したほうがいい理由について解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

BCP対策とは？わかりやすく解説

BCP(Business Continuity Plan)対策とは、災害が発生しても事業を継続させられるように備えることです。災害とは、地震や水害だけでなく、感染症の拡大やテロなども含まれます。内閣府防災担当の事業継続ガイドラインによるとBCP対策を下記のように定義しています。

大地震等の自然災害、感染症のまん延、テロ等の事件、大事故、サプライチェーン（供給網）の途絶、突発的な経営環境の変化など不測の事態が発生しても、重要な事業を中断させない、または中断しても可能な限り短い期間で復旧させるための方針、体制、手順等を示した計画のことを事業継続計画（Business Continuity Plan、BCP）と呼ぶ。

(出典元：事業継続ガイドライン－あらゆる危機的事象を乗り越えるための戦略と対応－平成25年８月改定) 

BCP対策に注目を集めた災害が東日本大震災です。地震や津波によって倒産に追い込まれた企業が多く、日本では1980年代からBCP対策の議論がはじまってしましたが、これを機に再び注目されるようになりました。その後に、西日本豪雨、新型コロナウイルス感染症拡大などが発生し、年々重要性が増しています。

企業におけるBCP対策の3つの必要性

BCP対策の必要性は大まかにわけて3つあります。それぞれの必要性について詳しく解説しますので、この機会に改めて確認しましょう。

緊急事態が発生したときでも企業は事業を継続する必要があるため

1つ目は、緊急事態が発生した際も企業は事業を継続させなければならないからです。

経営を成り立たせるためには、サービスを停止させることができないという企業も多いでしょう。例えば、新型コロナウイルス感染症拡大によって緊急事態宣言が発令され7割のテレワークが求められました。テレワークに対応していない企業は事業継続が難しく、サービスを縮小させたり、停止させたりするケースもあったため、そのような企業は経営において大きなダメージを受けたことになります。

災害時においても事業を継続させられない企業は、大きなリスクを背負うことになります。売上の低下などが懸念されるため、災害時でも事業を継続させる環境を構築することは必須です。

従業員の安全を確保する必要があるため

2つ目は、従業員の安全を確保する必要があるからです。

企業にとって従業員を守ることは義務であり、災害時においてもその役割を担わなければなりません。BCP対策に取り組むことで、従業員の安否をスムーズに確認することができたり、適切な指示を出せたりするので、企業にとって必要不可欠であるといえます。

顧客との信頼関係に大きな影響を与えるため

3つ目は、顧客との信頼関係に大きな影響を与えるからです。

BCP対策に取り組んでいない企業は、災害が発生するとサービスの継続が困難になります。顧客は普段通りサービスを受けることが難しくなるため、顧客との関係に悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。

また、BCP対策を行っていない企業は、取引先などにも大きな影響を与えるため、さまざまな関係者との信頼関係が崩れてしまいます。実際に、BCP対策は取引先の選定基準として認定されているケースもあるため、企業にとって必要性が高いといえるでしょう。

企業がBCP対策として文書の電子化も必須！その理由を解説

BCP対策としてやるべき取り組みは複数ありますが、そのひとつに文書電子化が挙げられます。なぜ、文書電子化がBCP対策につながるのかを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

情報資産を守れるから

文書電子化を行うことで情報資産を守ることができます。

紙ですべての情報を管理している場合、災害が発生するとそれらを失う可能性があります。例えば、地震により火事が発生し、すべて燃えてしまうかもしれません。また、水害によって冊子などが水浸しになることもあるでしょう。

一方、文書電子化を行えば、紙で管理している情報をデータ化することが可能です。これにより、紙で情報を管理するよりも情報資産損失のリスクを低下させることができます。

分散管理ができるから

文書電子化によって分散管理ができるようになります。

文書電子化後のデータは、さまざまな場所に保存することができます。例えば、外部に持ち出せない情報は自社サーバーで管理し、それ以外のデータはクラウドに保存するというようなことができるようになるのです。

分散管理をすることで、損失する情報を最小限に抑えることができるので、文書電子化はBCP対策として有効な方法のひとつです。

BCP対策の文書電子化にスキャン代行業者を利用したほうがいい理由

文書電子化はBCP対策として行うべき取り組みのひとつですが、自社で対応するよりもスキャン代行業者を利用したほうが効率的です。なぜ、スキャン代行業者を利用したほうがいいのかについて詳しく解説します。

大量の文書をスピーディーに電子化ができる

1つ目の理由は、大量の文書をスピーディーに電子化できるからです。

企業によって請求書や機密書類、契約書の量は異なりますが、大量にある場合、自社のみで対応すると文書電子化を完了させるまでに長期間かかることも珍しくありません。電子化作業が長引くとコア業務に避ける人材が長い間少なくなるため、企業のサービス提供に影響を与える可能性があります。

一方、スキャン代行業者を利用すれば、大量の文書も短期間で対応可能です。また、すべての作業を代行業者に任せられるため、電子化のために企業が人員を割く必要がありません。

検索性の向上を期待できるため

2つ目の理由は、検索性を向上させられるからです。

企業にとってBCP対策は必要な取り組みのひとつですが、そのほかにもDXの推進などやらなければならないことはたくさんあります。そのため、単に文書電子化だけを目的に書類のスキャニングを行うことは非効率であるといえます。

スキャン代行業者に文書電子化を依頼することで、紙の情報のデータ化はもちろんのこと、文書を検索できるようにもしてくれます。これにより、DX推進などの効果も同時に企業は得られるのでその点が大きなメリットです。

用紙のサイズに関係なく、さまざまな資料を電子化できるため

3つ目は、用紙のサイズに関係なく文書電子化が行えるからです。

スキャン代行業者は、さまざまなスキャナー機器を完備しているため、用紙のサイズに関係なく、さまざまな資料をスキャンすることができます。サイズの大きい図面などもスムーズに電子化できるので、効率的なBCP対策の実現が可能です。

電子化された文書を活用するためには品質の担保が必須なため

3つ目は、品質を担保してくれるからです。

スキャン代行業者は業務用のスキャナーを完備し、場合によっては手作業での依頼もできるため、高品質が保たれやすいです。電子化された資料の文字がわからないというようなトラブルを回避することができるので、メリットは大きいといえます。

BCP対策におけるスキャン代行業者の具体的な活用方法

BCP対策におけるスキャン代行業者の具体的な活用方法は下記の3つです。

ペーパーレス化

スキャン代行業者は、スキャニングを行うことが主な業務です。そのため、大量の文書を電子化することができます。

スキャン代行業者は単に文書を電子化するだけでなく、下記のような作業を依頼することも可能です。

• OCR処理
• 画像の修正
• フォルダの作成など

資料のバックアップの作成

資料のバックアップを作成する際に、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。

電子化した文書はデータとして扱えるようになるため、クラウドなどに保存しておくことができるようになります。スキャン代行業者を利用すれば、短期間で文書電子化が可能になるため、素早く資料のバックアップを作成することが可能です。

資料の検索性向上

資料の検索性を向上させたいときにスキャン代行業者を利用するのがおすすめです。

OCR処理などによって文書の検索ができるようにしてくれるため、検索性を大幅に向上させられます。結果的にBCP対策だけでなく、DXの推進などにもつながるのでおすすめです。

過去・将来の文書整理について相談する

スキャン代行業者を利用すれば、過去の文書だけでなく、今後の文書整理についても相談することができます。

自社に蓄積された過去の文書を電子化するだけの場合、単純なBCP対策としかなりません。せっかくBCP対策として文書電子化に取り組むのであれば、業務効率化や新たな価値の創造にもつなげたいと考える企業は多いのではないでしょうか？

スキャン代行業者を利用すれば、どのような工夫をすれば将来発生する文書を減らすことができるのかについて相談することができます。実績の多いスキャン代行業者は、培った経験やノウハウにより最適な提案を行ってくれるので、相談すると将来を見据えたBCP対策としての文書電子化を目指すことができるでしょう。

まとめ

今回は、BCP対策の概要や文書電子化を行うことがなぜBCP対策につながるのかについて解説しました。スキャン代行業者を利用すれば、素早く大量の文書をデータ化することができるので、BCP対策の取り組みを加速させられます。そのため、文書電子化を行う際は、スキャン代行業者の利用がおすすめです。

スキャン代行業者の利用を検討しているなら、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用してみませんか？うるるBPOスキャン代行サービスは大量の文書をスムーズに電子化することができ、BCP対策としての取り組みを大幅に加速させられます。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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