スキャニング代行を成功させるためのコツ

電子帳簿保存法への対応やDX推進など、文書電子化のニーズは非常に高まっています。一般的に、文書電子化する方法は『自社でスキャニングを行う』もしくは『スキャニング代行に委託する』の二択です。もちろん、企業によって選択は異なりますが、スキャニング代行に委託すれば、作業を代行することができたり、スピーディーに電子化できたりするなどのメリットを獲得できるため、現在はスキャニング代行を選択する企業が増えています。

スキャニング代行に委託すれば、自社でスキャンを実施するよりも非常に利便性が高いです。しかし、事前準備の仕方や依頼方法によって企業のニーズを満たせない委託になってしまうケースもあります。そのため、スキャニング代行を利用して文書電子化を成功させるためには、いくつかのコツを把握することが重要です。

そこで、今回はスキャニング代行を成功させるためのコツについて詳しい解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

スキャニング代行とは！？

スキャニング代行とは、企業等が所有する文書を電子化し、コンピューター上で扱えるようにしてくれるサービスです。

通常、契約書や領収書、カタログ、図面など企業が扱う書類を電子化するためには、スキャナー機器を用いてスキャニングを行う必要があります。しかし、自社で行う場合、すべての作業を社員だけで対応しなければなりません。それに伴い人手をスキャンに割かなければいけないため、コア業務に集中できないなどのデメリットがあります。

一方、スキャニング代行に委託すれば、文書電子化に必要な作業をすべて業者に任せることができます。これにより、スムーズかつスピーディーに企業はペーパーレス化を図ることができるので、非常に便利です。

スキャニング代行を成功させるための8つのコツ

スキャニング代行を成功させるためには、ご紹介する8つのコツを意識することが重要です。それぞれのコツについて詳しく解説しますので、自社のニーズを満たした文書電子化を行いたいという方は、ぜひチェックしてみてください。

納品までのスケジュールを作成する

1つ目のコツは、納品スケジュールを作成することです。

スキャン代行を利用するためには、電子化を行いたい文書を選ぶ必要があります。また、自社に合った業者を選定しなければなりません。さらに、『ニーズを満たすためにどのようなスキャンを依頼すればいいのか』、『オプションを利用したほうがいいのか』などを決めるために、打ち合わせを実施する必要もあります。

納品までのスケジュールを作成することで、書類の選定や業者の手配を計画に行うことができます。また、段階を踏みながら文書電子化を進められるためおすすめです。

スキャン代行業者に依頼する前に不要な文書を整理する

2つ目は、スキャニング代行業者に依頼する前に、不要な文書は整理しておくことです。

企業の中には、大量の文書をまとめてスキャニング代行業者に委託するという方も多いのではないでしょうか？このとき、文書の量が多いため、段ボールに詰めてそのままスキャニング代行業者に配送してしまうケースもあります。

もし、その中に電子化が必要ない文書が混ざっている場合、コストが高くなってしまいます。そのため、まとめて文書を依頼するときは、不要な文書は整理し、電子化の必要がある文書のみを業者に依頼するようにしましょう。

文書が多いときは電子化する書類に優先順位を付ける

3つ目は、電子化する文書に優先順位を付けることです。

スキャニング代行業者を利用して文書電子化を行う場合、1ページ単位で料金が発生します。そのため、当然文書の量が多ければ多いほど、その分コストが増大するのです。

限られた予算の中で文書電子化を行いたいという企業は、優先順位を付けて優先度の高いものから段階的に依頼することで1ヶ月にかかる予算を抑えながらスキャニングができます。また、優先順位を付けることで、電子化したい書類をスピーディーに手に入れられるのでおすすめです。

スキャニングの目的を明確にしてOCR処理の有無などを事前に把握する

4つ目は、スキャニングの目的を明確にしてそれを満たすスキャニングを実施してくれるかどうか確認することです。

スキャニング代行業者によって使用するスキャナー機器や取り扱っているオプションの種類は異なります。そのため、まずは自社が電子化する目的を明確にした上で、そのニーズに対応できるスキャナー機器やオプションを扱っている業者を選定することが重要です。

例えば、文書検索に対応したい企業は、OCR処理ができるスキャナー機器を扱っているところを選択します。また、綺麗に電子化したい企業は画像加工などのオプションがあるところを選ぶのがおすすめです。

今後の原本の取り扱い方法を決める

5つ目は、事前に原本の取り扱い方法について決めておくことです。

企業が所有する文書の中には、原本保存しなければならない書類とそうではないものがあります。もし、原本保存が必要な書類の中には、裁断することが好ましくないものもあるため、裁断しないスキャンニング方法を選択しなければなりません。また、原本保存が不要な書類は、処分等を依頼する必要があります。事前に原本の取り扱い方法を決めておくことで、裁断の可否や処分についてスムーズに判断することができるのでおすすめです。

文書の内容に応じてオンサイト(出張スキャン)の必要性を考える

6つ目は、オンサイト(出張スキャン)の必要性を事前に考えておくことです。

出張スキャンは通常のスキャニング代行サービスとは異なり、業者が自社まで訪問し文書電子化を行ってくれるサービスを意味します。これにより、企業は電子化したい文書を社外に持ち出すことなくスキャニングができるので、極秘文書や秘文書、社外秘文書なども安心してスキャンニングすることが可能です。

企業によって電子化したい書類は異なりますが、極秘文書など社外に持ち出すことができない書類をスキャニングしたい場合は、オンサイトの利用を検討するようにしましょう。

スキャン代行業者にスキャニングの要件を細かく伝える

7つ目は、スキャニング代行業者にスキャニングの要件を細かく伝えることです。

スキャニング代行を依頼する場合、自社のニーズに合わせてスキャン方法を選択したり、オプションの利用を検討したりしなければなりません。代行業者に要件を細かく伝えることで、自社のニーズを満たすスキャニングの提案をしてくれるため、特にはじめて依頼するという企業は、要件を細かく伝えるようにしましょう。

自社に最適なスキャン代行業者を選定する

8つ目は、自社に最適なスキャニング代行業者を選定することです。

スキャニング代行業者によって対応できるスキャン内容が変わったり、各オプションの取り扱いの有無が異なったりします。また、セキュリティ体制なども変化するため、『その業者に依頼した場合、自社のニーズを満たしてくれるのか』、『安全にスキャニング作業を委託できそうか』などを検討した上で、最適な業者を選定するようにしましょう。

まとめ

今回は、スキャニング代行を成功させるためのコツについて詳しく解説しました。コツを知ることで失敗しない文書電子化を実現することができます。特に、はじめてスキャニング代行業者に依頼する人は、実践してみるのがおすすめです。

今からスキャニング代行業者の選定をはじめる企業は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用してみませんか？資格を保有するスタッフが丁寧に企業のニーズを満たすスキャニングの提案を行ってくれます。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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