文書整理のコツとは？この機会に社内の文書管理を見直そう！

社内の文書をどのように管理するのかによって業務の効率性や生産性に大きな影響を与えます。しかし、企業は他社と契約を結んだり、従業員を雇用したりするため、気が付くと文書の量が膨大になっているケースも少なくありません。

もし、企業が文書を適切に管理できていない場合、情報漏洩のリスクが高くなります。また、業務が非効率になってしまうため、企業にとってデメリットが多くなるでしょう。実際に、企業の中には文書整理に課題を抱えているところも多いのではないでしょうか？

そこで、今回は社内で文書整理がうまくいかない原因や文書整理のコツについて詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

社内で文書整理がうまくいかない4つの理由

社内で文書整理がうまくいかない理由は、大まかにわけて4つあります。それぞれの理由について詳しく解説しますので、早速チェックしていきましょう。

整理整頓が仕事の一環になっていない

1つ目の理由は、整理整頓が仕事の一環になっていないという点です。

整理整頓することと業務を遂行することを別々で考えていると、整理整頓は業務の合間に行うものという認識で社員は仕事をすることになります。つまり、整理整頓が必要になっても業務を遂行することが最優先になってしまい、文書整理は後回しになってしまうのです。そうなると、整理整頓が積極的に行われなくなるため、適切に管理することが難しくなります。

社内で文書管理のルールが決まっていない

2つ目の理由は、社内で文書管理のルールが決まっていないという点です。

もし、社内で文書整理や文書管理のルールが策定されていない場合、それぞれの社員は自身の裁量で文書を整理したり、管理したりすることになります。

また、社内には整理整頓が得意な人と不得意な人が混在しています。得意な人が整理整頓をしても不得意な人が本来の位置に書類を戻さない場合、結局整理できない状態になってしまうでしょう。この状態では、適切に文書整理をすることができないので、整理整頓がうまくいかなくなる可能性が高いです。

細分化しすぎている

3つ目の理由は、細分化しすぎているという点です。

文書をしっかりと整理整頓するために、細かく管理しようとする人もいます。細分化すればファイルや文書を探す手間が減るため、一見メリットがあるように思えますが、実は逆効果になる可能性が高いです。

文書を細分化しすぎると保存場所を探す際に時間がかかったり、選定基準が曖昧になり文書が分散されてしまったりします。結果的に煩雑化して管理がしづらくなるので、十分に注意する必要があるでしょう。

廃棄すべき文書がそのまま管理されている

4つ目の理由は、廃棄すべき文書も管理されているという点です。

廃棄すべき文書を管理し続けている場合、その分管理スペースが必要になります。また、社内全体の文書の量が多くなるため、探す際に時間がかかる原因にもなるでしょう。

企業は法定保存文書を扱う機会も多く、法律で定められている期間は保存する必要があります。しかし、その対象とならず不要な文書は廃棄するようにしなければなりません。また、法定文書ではない場合、1年間使用しなかった資料に関しては廃棄するなどルールを決めることも重要です。

これで解決！文書整理がうまくいく6つのコツとは？

次に、文書整理がうまくいかないコツを6つご紹介します。適切に文書整理ができていない企業は、ぜひ参考にしてください。

文書管理のルールを作成・改善する

1つ目のコツは、文書管理ルールの策定・改善です。

文書整理がうまくいかない理由でもご紹介したように、文書管理ルールが策定されていないと適切に文書を整理することができません。また、ルールが策定されている場合でも一定の間隔で見直すようにすることが重要です。

例えば、ルールを策定する際は、置き場所や定位置を決めるようにします。また、片付けのルールも策定して社内で整理整頓が習慣化されるようにすることが重要です。

会社を巻き込んだプロジェクトにする

2つ目のコツは、文書管理・文書整理に関して会社を巻き込んだプロジェクトにすることです。その理由は、上長陣を巻き込まないと整理が進まずプロジェクトがペンディングになることがあるためです。

一般的に、文書整理を担当する人は、役職がない方が多くなります。そのため、破棄すべき文書が存在しても現場で働く社員は責任をとることができないので、破棄せずに保管を選んでしまうのです。この場合、電子化が進まず、本来の目的が達成できなくなります。

しかし、上長陣を巻き込み文書整理を行うことで、役職のある社員が責任を持ち文書を整理します。これにより、文書が破棄できないというような事態を回避することができるので、効率的な文書整理を実現することができるでしょう。

不要な文書は廃棄する

3つ目のコツは、不要な文書は廃棄することです。

不要な文書を残しておくと社内全体の文書の量が増えます。また、スペースも必要になるためコストがかかることにもつながるでしょう。

文書整理をする際は、いるものといらないものを明確にして、不要なものは廃棄するようにします。また、これらの基準はルールの中に含めておくことで、社員も安心して資料を廃棄することができる環境を構築することが可能です。

使用頻度の少ない書類はトランクルームに移動する

4つ目のコツは、使用頻度が少ない文書等はトランクルームに移動することです。

企業が管理する文書の中には、業務の中で閲覧される機会が少ないものも少なくありません。例えば、特定の機会だけに使用する書類などです。このような書類を社内の棚で管理していると、使用頻度が少ない上にスペースを取ることになるので、効率的ではありません。そのため、トランクルームなどをうまく活用するとスペースを確保できます。

しかし、トランクルームは社内から書類を移動させることになるため、重要な書類は預けないようにしましょう。トランクルームには、情報漏洩が発生しても問題ない資料などを保管するのがおすすめです。

文書のペーパーレス化を図る

5つ目のコツは、ペーパーレス化を図ることです。

紙の文書を電子化すれば、コンピューター上で文書を扱うことができます。また、電子化した書類の中には破棄しても問題ない資料もあるため、保管スペースの削減など数多くのメリットを獲得することができるでしょう。

検索をかけられるようにする

6つ目のコツは、検索をかけられるようにすることです。

検索をかけられるようにすることで、特定の情報から文書をピックアップし、素早く知りたい情報を収集することができます。これにより、業務効率が大幅に向上するので、文書整理だけでなく、DXの推進などにもつなげていきたいという企業におすすめです。

まとめ

今回は、文書整理がうまくいかない理由や文書整理のコツについて詳しく解説しました。文書整理を適切に行うことで、企業は業務効率化や生産性の向上などさまざまなメリットを獲得することができるので、ぜひ積極的に取り組むようにしましょう。

文書整理の方法はさまざまですが、文書電子化を行い、今後効率的に社内の文書を管理したいと思われている方も多いでしょう。そのような企業は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

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