スキャン代行に成功した日本企業の事例8選

現在の日本企業は、働き方改革やDXの推進、インボイスや電子帳簿保存法の改正といった法制度の変更への対応などさまざまな課題に直面しています。これらを解決するためには、ITの活用や非デジタルからの脱却を行うことが重要です。

それぞれの企業で実施すべき取り組みは変化しますが、その中のひとつにペーパーレス化が挙げられます。ペーパーレス化を推進することで、ITツールなどで情報を活用できたり、管理がしやすくなったりするので、『DXの推進につながる』、『法制度の変更への対応可能』といった点がメリットです。しかし、自社のみで文書電子化に対応すると、人件費や手間などがかかるため、スキャン代行業者を活用するところも少なくありません。

実際に、日本企業の中にはスキャン代行業者を利用して抱えている課題を解決し、成功した事例がいくつもあります。そこで、今回はスキャン代行に成功した日本企業の事例をいくつかご紹介しますので、興味がある方は、ぜひチェックしてください。

スキャン代行を利用して文書電子化に成功した日本企業の事例8選

スキャン代行を利用して文書電子化に成功した日本企業を8社ご紹介します。スキャン代行によって抱えている課題をどのように解決できたのかがわかるので、早速見ていきましょう。

出光興産株式会社

1つ目は、出光興産株式会社です。

出光興産株式会社では、石油精製装置の維持管理を行う必要がありますが、その際に検査評価報告書を参考にします。しかし、広大な敷地の中に複数の書庫が散在しており、その中から目的の書類を見つけ出さなければならない状態でした。資料を取り出すときは車で15分かかってしまうため、担当者に大きな負担がかかります。また、保管されている書類の中には技術者が手書きで記録した重要な書類も多く、火災などが発生すると大きな損失となってしまうことが懸念されていました。

これらの問題を解決するために、出光興産株式会社では業務改善のための新規プロジェクトを開始しました。はじめに、デジタル化すべき書類260万枚をスキャンする必要がありました。これらの数の書類を自社で対応するには大きな労力がかかるため、スキャン代行を利用してペーパーレス化を推進しました。スキャン代行を利用したことで、自社が大きな労力を背負うことなく、文書の電子化を実現。また、これにより情報への迅速なアクセスや作業環境の改善などさまざまなメリットを獲得しています。

株式会社明治

2つ目の事例は、株式会社明治です。

株式会社明治は、全国にサービスを展開する企業であり、領収書や計算書などの大量の証憑書類が全国から送られてくるため、担当者が確認して会計処理を行っていました。しかし、書類の確認は非常に負担がかかり、繁忙期には1日中確認作業に追われる状態だったのです。この課題を解決するために、株式会社明治では証憑書類の電子化を実施しました。

証憑書類は非常に膨大な量になっていたため、スキャン代行を利用して電子化を実施。これにより、書類の保管費用の削減や検索性の向上を達成しています。また、今まで5人体制でチェックしていた会計処理の作業は、1人で対応できるようになり、業務の効率化にも成功しています。

スパイダープラス株式会社

3つ目の成功事例は、スパイダープラス株式会社です。

スパイダープラス株式会社は、建設現場の図面や資料をデジタル化し、共有できるようにするアプリを開発・販売する企業ですが、自社にも紙のドキュメントが存在している状態でした。また、文書を電子化することで、顧客との関係性の再構築を期待できると考えていたため、社内でデジタル化を推進しました。

ペーパーレス化の問題をスピーディーに解決するために、スパイダープラス株式会社ではスキャン代行を利用。1,500件ほどの作業を依頼し、1～2週間で完了したので、迅速なペーパーレス化を達成しています。

英和株式会社

4つ目の成功事例は、英和株式会社です。

英和株式会社では、デジタル化が遅れているという課題を抱えていました。その課題を解決する入り口として、資料のスキャンを実施してペーパーレス化を推進することになりました。

文書を効率的にスキャンするために、スキャン代行を活用。これにより、迅速に電子化ができただけでなく、PDFデータの最適化に関するアドバイスやコストメリットなどをしっかりと計算した上で着手することが可能となりました。スキャン代行を利用することで、スムーズな文書電子化を実現できただけでなく、工場の点検業務の効率化などを達成できたことも大きなメリットです。

株式会社キャスティングロード

5つ目の成功事例は、株式会社キャスティングロードです。

株式会社キャスティングロードでは、3万枚にも上る派遣基本契約書の電子化に取り組んでいましたが、自社の取り組みだけでは要件整理やスキャニング業務が困難となっていました。そこで、スキャン代行を利用した書類の電子化に転換しました。

スキャン代行を利用することで、業者の豊富な経験と効率的な品質フローを活用することができたため、コストパフォーマンスの高い電子化に成功することができました。

朝日紙業株式会社

6つ目の成功事例は、朝日紙業株式会社です。

朝日紙業株式会社は、影響力のある雑誌である月刊OUTをデジタル化する課題に直面していました。月刊OUTは、全部で217冊あり、著名なクリエイターが寄稿した雑誌であるため、その歴史的な価値を適切に保管しなければならなかったのです。そのため、スキャン代行を利用して電子化をすることになりました。

スキャン代行を利用したことで、迅速に作業が進んだだけでなく、綺麗なスキャンと丁寧な修正によって品質の高い電子化を実現。月刊OUTの効率的なペーパーレス化に成功しました。

株式会社LegalForce

7つ目の成功事例は、株式会社LegalForceです。

株式会社LegalForceは、AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」とAI契約管理システム「LegalForceキャビネ」を提供している企業です。企業法務の質向上や業務効率化を実現するツールとなりますが、それを使用する顧客の中には紙文化が残っているところも少なくありませんでした。そこで、スキャン代行を活用し、顧客の契約書のPDF化をアウトソーシング。これにより、高精度かつセキュリティレベルの高いスキャニングに成功しました。

株式会社セルート

8つ目の成功事例は、株式会社セルートです。

株式会社セルートは、紙での管理によるリソースの大量消費や書類管理に必要な運用コストに課題を抱えていました。そこで、スキャン代行を利用してクラウド上で書類の管理業務を行えるように変更。これにより、紙での書類の管理にかかる負担を大幅に減少することができました。また、余ったリソースをほかの作業にあてられるようになったので、スキャン代行を利用してペーパーレス化に成功した企業のひとつです。

まとめ

今回は、スキャン代行に成功した日本企業を8社ご紹介しました。スキャン代行を利用することで、スキャニング業務を完全に業者に任せられるため、効率的に文書の電子化を行うことができます。そのため、実際に文書の電子化を検討している企業の中には、スキャン代行を利用したいと考えているところも多いでしょう。そのような企業は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

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