工場(プラント事業者)が文書電子化を推進する際の事前準備と流れ

デジタル技術の進歩や普及に伴い、日本の多くの企業は文書の電子化を進めています。紙の文書を電子化することで、業務の効率化や保管スペースの削減、検索性の向上など、さまざまなメリットを享受できます。また、現在多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が進んでいます。DXの推進には情報をデータとして扱う必要があるため、文書の電子化はDXのファーストステップとして取り組む企業も少なくありません。

このように、文書の電子化はさまざまな業界で実施されていますが、工場（プラント事業者）も例外ではありません。実際に、工場（プラント事業者）の中には、文書の電子化を推進する際に、どのような手順で進めればよいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、工場（プラント事業者）が文書電子化を推進する際の事前準備や具体的な流れについて解説します。興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

工場(プラント事業者)が文書電子化を推進する際にやっておきたい事前準備

工場(プラント事業者)が文書電子化を推進する際に取り組みたい事前準備は大まかにわけて3つあります。それぞれの準備について詳しく解説しますので、早速チェックしていきましょう。

書類のボリュームを把握する

1つ目は、書類のボリュームを把握することです。

まず、自分たちが保有する書類のボリュームを把握しましょう。工場（プラント事業者）が文書の電子化を実施する際、大量の書類を保有しているケースが多く見られます。したがって、まずは自分たちの書類がどれほどの量であるかを把握することが重要です。その際、優先順位をつけることも大切です。書類の重要度や頻繁に参照されるかどうかに基づいてボリュームを把握すると良いでしょう。

全体の予算を把握する

2つ目は、全体の予算を把握することです。

まず、プロジェクト全体の予算を把握しましょう。工場（プラント事業者）が文書の電子化を実施する際、予算の確認は非常に重要です。書類の電子化にはさまざまなコストがかかるため、全体の予算を把握し、その範囲内で計画を進めることが必要です。予算を正確に把握することで、効率的かつ効果的なプロジェクトの実行が可能となります。

次に、内製と外注の両方の選択肢を検討しましょう。どちらの方法がよりコスト効率が高く、プロジェクトのニーズに適しているかを評価することが重要です。さらに、電子化後の文書管理サービスにかかる費用も考慮する必要があります。これにより、長期的な予算計画を立てることができます。

社内への全体周知

3つ目は、社内への全体周知です。

プロジェクトの成功には、社内への全体的な周知が欠かせません。まず、プロジェクトの目的や重要性、進行状況について社員全体に明確に伝えることが大切です。これにより、社員の理解と協力を得ることができます。周知の方法としては、社内ミーティング、メール、イントラネットなどを活用しましょう。また、定期的な更新情報を提供することで、社員の関心を維持し、プロジェクトへの関与を促進することができます。

さらに、外注する場合には、手元に書類がなくなる恐れがあるため、計画的に進めることが重要です。具体的には、書類を出す順番などを事前に決めておくことで、必要な書類がいつでも参照できるようにしましょう。この計画を立てることで、業務に支障をきたすことなく、スムーズにプロジェクトを進行させることができます。

工場(プラント事業者)が文書電子化を行う流れ

次に、工場(プラント事業者)が文書電子化を行う流れについて解説します。具体的にどのように文書電子化を推進すればいいのかわからないという方は、ぜひ参考にしてください。

文書電子化の意思決定

1つ目は、文書電子化の意思決定です。

工場（プラント事業者）が文書の電子化を行う流れとしては、まず最初に内製化するか外注化するかを意思決定します。この意思決定は、予算、リソース、タイムライン、専門知識など、複数の要因を考慮して行う必要があります。

内製化を選択した場合、自社内でのリソースやスキルを活用し、プロジェクトを進めます。一方、外注化を選択した場合、外部の専門業者に依頼することで、専門的な知識やスピードを活用することができます。

書類の電子化の実施

2つ目は、書類の電子化の実施です。

リソースが確定したら、書類の電子化を進めていきます。具体的には、以下のステップを踏むことが推奨されます。

①書類の整理と分類：電子化する書類を種類ごとに分類し、高優先順位をつけます。
②スキャンとデジタル化：書類をスキャンし、デジタルデータとして保存します。適切な解像度とフォーマットを選択することが重要です。
③データの管理と保存：デジタル化されたデータを整理し、適切なフォルダ構成やファイル名で保存します。セキュリティやバックアップも考慮する必要があります。
④文書管理システムの導入：効率的に文書管理するためのシステムを導入し、社員が容易にアクセスできるようにします。

これらのステップを踏むことで、書類の電子化を効率的に進めることができます。

作業員の操作教育の実施

3つ目は、作業員の操作教育を実施することです。

文書の電子化を進める前は、紙媒体で情報を扱っていたため、従業員は手書きで対応していました。しかし、文書の電子化が進むと、パソコンやタブレットで情報を入力したり、必要な情報を検索したりする必要があります。そのため、作業員によっては操作教育が必要です。

作業員の操作教育を実施するためには、従業員のITリテラシーに応じた研修会を開催することで、効率的に技術を習得してもらうことができます。

工場(プラント事業者)がスムーズに文書電子化を行うためには？

このように、工場(プラント事業者)が効率的に文書電子化を実施するためには事前準備を行い、適切な方法で取り組む必要があります。しかし、多くの工場(プラント事業者)では、コア業務と並行しながら文書電子化を行わなければならないため、もっとスムーズに文書電子化を行いたいという方は、下記の2つの方法がおすすめです。

• 段階的な文書電子化の実施
• スキャン代行業者の利用

それぞれの方法について詳しく解説します。

段階的に文書電子化を行う

1つ目は、段階的に文書電子化を行うことです。

先ほども少し解説しましたが、段階的に文書電子化を行えば、トラブルのリスクを最小限にすることができます。万が一、文書電子化の取り組みを見直さなければならない場合でも軌道修正がしやすいので、リスクを最小限に抑えたい工場(プラント事業者)におすすめです。

スキャン代行業者を利用する

2つ目は、スキャン代行業者を利用することです。

スキャン代行業者を利用すれば、文書のスキャン作業をすべて委託することができます。そのため、コア業務への影響を最小限に抑えることが可能です。

また、スキャン代行業者は、文書情報管理士など資格を保有する人が在籍しているため、さまざまなことに関してアドバイスを受けることもできます。特に、工場(プラント事業者)の文書電子化をプロの手を借りて効率的に行いたいという方におすすめです。

まとめ

今回は、工場(プラント事業者)が文書電子化を推進する際の事前準備と流れについて詳しく解説しました。基本的に多くの工場(プラント事業者)では、はじめて文書電子化に取り組むというところも少なくないでしょう。そのような企業は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

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