鉄道業界における電子化の課題と解決方法

現在、企業の中には、文書電子化を推進しているところが非常に増えています。文書電子化を行うことで、書類を紙で保存する必要がなるため、保管コストを削減することが可能です。また、コンピューター上で書類を扱うことができるため、情報共有がしやすくなります。さらに、災害対策やテレワークを推進することができるなど、さまざまなメリットがあるため、積極的に取り組んでいる企業も珍しくありません。

もちろん、鉄道関係の企業においても文書の電子化を推進しているところは非常に多いです。すでに、文書電子化に取り組み、業務効率化と経費削減を実現している鉄道関係の企業も存在します。実際に、これから鉄道関係の企業の中には、文書電子化を進めたいと思われているところもあるのではないでしょうか？

そこで、今回は鉄道業界が電子化をする際に意識したいポイントや文書電子化に成功した鉄道関係企業をピックアップしましたので、ぜひ参考にしてください。

鉄道業界が抱えやすい書類に関する課題

はじめに、鉄道関係が抱えやすい書類に関する課題を2つご紹介します。

保管コストの増大

1つ目は、保管コストの増大です。

鉄道会社は、運行記録や契約書、メンテナンス記録などさまざまな書類を業務の中で扱っています。もちろん、これらの書類は自社の中で保管しなければならず、一定のスペースを確保しなければなりません。

また、総務・庶務関係の書類、人事関係の書類、経理関係の書類など一般的な企業でも保存が義務付けられている書類も保管する必要があります。もちろん、保管スペースを確保するためにはコストがかかるので、鉄道業界の中でもこの課題に直面しているところは少なくありません。

非効率な業務プロセス

2つ目は、非効率な業務プロセスです。

紙文書が中心になっている場合、情報共有がしづらくなります。例えば、書類を相手と共有したいとき、コピー機を使用して印刷をしたあとに、相手に渡さなければなりません。このように、紙文書が中心になっていると情報共有が容易にできないため、業務の非効率化を生む原因となります。

鉄道業界が電子化をする際に意識したい4つのポイント

鉄道関係の企業がこれから文書電子化に取り組む際に意識したいポイントは4つあります。それぞれのポイントを事前に把握しておくと電子化後の文書の運用がスムーズになるので、ぜひ参考にしてください。

スキャナ保存による文書電子化の促進

1つ目は、スキャナ保存による文書電子化の促進です。

今まで紙文書で保存していた国税関係書類を電子帳簿保存法やスキャナ保存要件をクリアにした状態でスキャンします。これにより、要件を満たした電子文書は原本保存が不要になるため、保管スペースの削減を実現することが可能です。

しかし、鉄道関係の企業が扱う書類の中には、原本保存が必要なものあります。また、原本保存が不要の文書でも書類によって原本保存をしておきたいケースもあるため、それぞれの企業で柔軟に対応することが重要です。

スキャン時にOCR処理を実施

2つ目は、スキャン時にOCR処理を実施することです。

文書の検索性を向上させたり、業務効率化を図ったりしたい鉄道会社は、単に紙文書をスキャンするだけでは不十分です。検索性を向上させるためには、コンピューターが文書の中身を検索できるようにする必要があるため、OCR処理が必要不可欠になります。

自社のみでOCR処理を実施する場合、専用のスキャナを準備しなければなりません。そのため、コストを抑えたい企業の中には、スキャン代行業者を利用してOCR処理に対応したスキャン作業をしてもらうケースが多いです。

電子帳簿保存法対応経験者による法令要件への対応

3つ目は、電子帳簿保存法経験者をメンバーとして参画させることです。

過去に電子帳簿保存法に対応した経験がある人が参画させることで、その文書に対してどのような要件を満たせばいいのかが明確になります。そのため、法令に則った電子保存が可能です。

自社の中で電子帳簿保存法に対応した経験がある人材がいない場合は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。スキャン代行業者では、電子帳簿保存法に対応したスキャンを実施しているところがあり、そこで作業しているスタッフは電子帳簿保存法に対する知識や経験があります。文書電子化を推進する際には、アドバイスなども受けられるため、要件を満たしたスキャンを実施したいという方は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。

外部システム連携によってスムーズな運用の実現

4つ目は、外部システム連携によってスムーズな運用を実現できる体制を構築することです。

紙文書を電子化するだけでなく、クラウドストレージなどを利用して保管します。これにより、万が一災害が発生した場合でも書類を安全に保管しておくことができるため非常に便利です。

また、自社システムにデータを取り込み、すべての書類を一元管理できるようにすることも重要といえます。

文書電子化に成功した鉄道業界の事例

文書電子化に成功した鉄道業界の事例をいくつかご紹介します。実際に、成功事例を把握することで、『文書電子化によってどのような課題を解決することができたのか』や『どのように推進したのか』がわかるので、ぜひ参考にしてください。

京浜急行電鉄株式会社

京浜急行電鉄株式会社では、駅員がチェックする規約や規則、地域の観光情報などに数多くの印刷物が使用されていました。この印刷物を業務の中で使用する機会が多く、これが原因で作業が煩雑になるケースが多くあったそうです。また、利用者に訪日外国人が増加したことで、外国語への対応も迫られるようになりました。

このような課題を解決するためには、京浜急行電鉄株式会社では文書電子化を推進し、タブレットで文書を閲覧できるような体制を構築しました。これにより、年間100万円以上の印刷コストの削減に成功しています。

首都圏新都市鉄道株式会社

首都圏新都市鉄道株式会社では、乗務中に携帯する規定類や資料を紙媒体で運用していました。そのため、変更がある度に手書きで修正をし、切り貼りなどの対応が必要でした。常務管理所には約150名の職員が所属するため、紙コストだけでも相当なコスト負担となっていました。

この課題を解決するために、首都圏新都市鉄道株式会社では社内に存在する膨大な資料をすべてペーパーレス化しました。これにより、資料の修正にかかっていた時間や負担の軽減に成功しています。また、1200ページ以上の紙資源削減にも達成しています。

まとめ

今回は、鉄道関係の電子化について詳しく解説しました。すでに鉄道会社の中には、紙文書を電子化し、ペーパーレス化を達成できたところも少なくありません。実際に、文書電子化を推進している企業では、印刷コストの削減や業務効率化などさまざまなメリットを獲得しています。ペーパーレス化によるメリットは非常に多いので、未だに紙文書で業務を行っている鉄道会社は、この機会に文書電子化を推進してみてはいかがでしょうか？

文書電子化を推進したい鉄道会社で、自社のみで対応することに自信がないという企業は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。もし、スキャン代行業者を利用するなら、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

うるるBPOスキャン代行サービスは、企業が所有するさまざまな文書の電子化を代行することができるサービスです。OCR処理や電子帳簿保存法に対応しているだけでなく、大量の文書のスキャンを短納期で実現することもできます。スムーズにペーパーレス化を推進したいという企業は、下記からお気軽にご相談ください。

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