書類の電子化を検討中です。メリデメを教えてください

書庫の大量の資料や書籍も、電子化することによりサーバやPCのハードディスクで保管できます。今まで資料や書籍を保管するだけだった書庫の有効活用に期待できます。

電子化することで今まで書庫やキャビネットの中で保管していた書類も、オンラインで管理できます。今まで一度に数人でしか閲覧できなかった書類も、オンラインで多数の人と容易に閲覧・共有が可能です。また文書管理システムをあわせて導入することで、書類の検索性も格段に向上します。

紙書類のままだと、時間が経過とともに劣化しますし、災害が起きた場合には、紛失してしまうリスクがあります。電子化することで複製も容易になり、複数のサーバで安全に管理することもできます（分散管理）。

電子化により共有性が格段に向上しますが、多くの人と共有することによる漏洩のリスク（デメリット）もあります。機密情報を電子化する際には、アクセス権やアクセス履歴を厳密に管理することを推奨しています。

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