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よくあるご質問
ホーム > よくあるご質問 > 契約書をPDF化した後の運用はどうすれば良いですか？
Q

契約書をPDF化した後の運用はどうすれば良いですか？

A

閲覧性向上の目的でPDF化した契約書であれば、社内の誰がどこまで閲覧できるのかのアクセス権限を分けることを検討したり、検索し易いフォルダ階層を作成したりといったことを事前ヒアリングの際にお聞かせいただきます。今後の契約書運用はデジタルにするという目的であれば、saas型のデジタル契約書サービスを提供する企業が増えてきている昨今、弊社でも何社かご紹介が可能です。 他、効力存続中の契約関連書類は廃棄できないのは当然として、法人税法上の取引証憑書類としては最低7年の保存が原則となることから、スキャンした後も廃棄せずに保管することを選択されるお客様が大半です。

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関連するご質問

Q
ファイル名を契約書名とすることは可能ですか。できたら追加で社名など入れていただきたい。
Q
もし、契約書の中に手書きの付箋などがあった場合、どうなりますか。
Q
外国語で書かれた契約書があります。問題ないでしょうか。
Q
契約書がバインダーに入っています。そのままご入稿しても大丈夫ですか。
Q
契約書の中にある情報（社名・代表者名・契約が自動更新なのか）を読み別途EXCELなどにまとめてもらうことは可能ですか。
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ADF（自動読取装置使用）とは
ADF（Auto Document Feeder）とは、スキャナ機やコピー機などで、原本を自動的に読み込む装置のことです。
ADFにより、大量の原本も短時間・低コストにスキャンすることができます。原本の保管状態が良くない場合、ADFによるスキャンはできません。1枚ずつ、手置きで対応いたします。詳しくは営業アドバイザにお問合わせください。
※ADFを使用する場合は、本・書籍の裁断（100円／冊）が必要です。
※裁断した書籍の再製本も承ります（応相談）。
※原本の状態により、ADF（スキャナ機の自動読取装置）を使用できない場合があります。
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フラットベッド（手置き）とは
フラットベッドとは、透明な原稿台の上に原稿を手動で固定し、下から光を照射し読み取るタイプのスキャン方法。
ADF（Automatic document feeder）と異なり１枚ずつ原稿台にセットしスキャンを行う
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dpiとは
dpiとは解像度（画像のキメの細かさ）のことです。
解像度が高いほど自然に近い画質が得られ、解像度が低いと画質が荒くなります（ギザギザが現れる）。画像の用途によって最適な解像度が異なりますので、詳しくは営業アドバイザにお問合わせください。
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OCRとは
OCR（Optical Character Recognition）処理とは、写真や画像に描かれている文字情報の上に、透明なテキストを付与する（埋め込む）処理のことです。
この処理により、写真や画像に描かれている文字情報を任意のキーワードで検索することができます。
認識精度は原本の状態により大幅に変動しますが、活字テキストのみの綺麗な原稿であれば90％以上が正しくテキスト化されます。
ただし、文字がかすれていたり罫線が多用されていたりフォントが特殊だったりすると精度は下がります。また、手書きの文字はほとんど正しく認識しません。
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しおりとは
PDFやwebブックを開くと左側に出る目次のことです。
しおりがあれば行きたいページへすぐに辿り着けます。
手書きの原稿なのでOCRは認識しない場合にもおすすめです。
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ファイル名編集
画像化したPDFやjpeg、TIFF等各種ファイル形式の、ファイル名を入力する作業です。
ファイル名は文字数や使用できない記号といった制限がございますが、基本的にはユニークなお客様任意のファイル名を付与することができます。
弊社の受託実績の中では、原本に記載のある文字やコードを入力して付与して欲しいというご要望が比較的多いです。
ファイル名は、画像化後のデータ運用を意識して、「検索性」の高い名称にすることが大事です。
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e-文書法とは
e-文書法とは、2004年11月に制定され2005年4月に施行された、保存することが義務付けられた文書の電子化を認める法律のことです。
帳票類や財務諸表など、商法や税法などで企業に保存が義務付けられている文書について、電子化された文書ファイルで保存することが認められています。
また、紙の文書をスキャナで読み取った画像データも一定の要件を満たせば原本として認められているため、ビジネスを進める上で必要とされる文書・帳票類の印字・流通・保存にかかるコストが大幅に削減されると期待されています。
うるるBPOの営業担当は文書情報管理士の資格を取得済みです。お気軽にお問い合わせください。
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オンサイト（出張スキャン）
「利用頻度が多い」「機密性が高い」といった社外に持ち出すことのできない文書を、お客様先に出張してその場でスキャンおよび納品するサービスです。機材の準備、マニュアル作成、人員の手配、作業ディレクション、進捗管理などすべてを当社で行います。
※出張場所により金額は異なります。
ここでスキャン
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